Нормативные документы - Государственный регламент по ведению госучета

УТВЕРЖДЕН

приказом Архивной службы КБР

от 30.06.2008 № 27

Зарегистрирован в Отделе законодательства и федерального регистра в КБР

Управления Минюста России по ЮФО 22.07.2008 N RU07000200800188

АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ

по исполнению Архивной службой Кабардино-Балкарской Республики

государственной функции «Ведение государственного учета документов Архивного фонда

Кабардино-Балкарской Республики и других архивных документов»

I. Общие положения

Наименование государственной функции

1.Ведение государственного учета документов Архивного фонда Кабардино-Балкарской Республики (далее - государственная функция).

Нормативные правовые акты, регулирующие исполнение государственной функции

2. Исполнение государственной функции осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:

Конституцией Российской Федерации от 12.12.1993;
Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";
Положением об Архивной службе Кабардино-Балкарской Республики, утвержденным постановлением Правительства КБР от 08.10.2007 № 247-ПП;
Приказом Минкультуры России от 18.01.2007 № 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук".

Орган по исполнению государственной функции

3. Исполнение государственной функции осуществляется Архивной службой Кабардино-Балкарской Республики (далее - АС КБР).

Технологическое обеспечение исполнения государственной функции осуществляется:

АС КБР в части, касающейся ведения государственного учета документов Архивного фонда Кабардино-Балкарской Республики, находящихся на постоянном хранении в государственных и муниципальных архивах, музеях, библиотеках и организациях Российской академии наук;

Управлением документации органов государственной власти, предприятий и учреждений (далее – УДОГВПУ), управлением общественно-политической документации (далее – УОПД) в части, касающейся ведения государственного учета документов Архивного фонда Кабардино-Балкарской Республики, находящихся на временном и депозитарном хранении в органах и организациях - источниках комплектования государственных и муниципальных архивов.

4. Состав и формы документов государственного учета, а также перечень реквизитов учетных баз данных, периодичность и сроки их представления соответствующими органами и организациями в АС КБР и Росархив, формы Сводных учетных документов государственного учета и перечень реквизитов Сводной учетной базы данных устанавливаются нормативными правовыми актами специально уполномоченного Правительством Российской Федерации органа исполнительной власти.

Порядок информирования об исполнении государственной функции

5. Почтовый адрес:

- АС КБР и управления документации органов государственной власти, предприятий и учреждений: 360000, КБР, г. Нальчик, ул. Горького, 13.

- управления общественно-политической документации: 360000, КБР, г. Нальчик, ул. Хуранова,10.

Электронный адрес: archives_kbr@mail.ru

Телефоны (8662) 76-04-26, (8662) 76-04-30.

Информация о месте нахождения государственных и муниципальных архивов размещена на официальном сайте АС КБР:

http://www.kbrarchive.ru

Факс: (8662) 76-04-26.

Информирование по процедуре исполнения государственной функции производится:

по телефонам АС КБР и ее управлений;
по письменным обращениям;
по электронной почте по адресам АС КБР, сайта "Архивы КБР";
посредством личного обращения в АС КБР.

6. При ответах на телефонные звонки специалисты АС КБР и ее управлений подробно со ссылками на соответствующие нормативные правовые акты в вежливой форме информируют обратившихся по интересующим их вопросам. Ответ на телефонный звонок должен содержать информацию о фамилии, имени, отчестве и должности сотрудника, принявшего телефонный звонок.

7. В случае, если для подготовки ответа требуется продолжительное время, специалисты АС КБР и ее управлений, осуществляющие устное информирование, могут предложить заинтересованным лицам обратиться за необходимой информацией в письменном виде либо назначить другое удобное для заинтересованного лица время для устного информирования (с учетом графика работы отделов).

8. При информировании посредством личного обращения специалисты АС КБР и ее управлений обязаны принять заинтересованное лицо в заранее согласованное время в соответствии с графиком работы управлений.

9. При информировании по письменным обращениям ответ в простой, четкой и понятной форме с указанием должности, фамилии, имени, отчества, номера телефона исполнителя направляется в виде почтового отправления на адрес заинтересованного лица.

10. При информировании по электронной почте ответ на обращение направляется по адресу электронной почты, указанному в обращении.

11. Все запросы исполняются в срок, не превышающий 10 рабочих дней с момента поступления обращения.

II. Административные процедуры

Описание последовательности действий при исполнении государственной функции

12. Организация исполнения государственной функции включает в себя следующие административные процедуры:

прием и регистрация документов государственного учета, учетных баз данных и передача их на исполнение в соответствующие структурные подразделения АС КБР;
анализ документов государственного учета и составление Сводных документов государственного учета в АС КБР;
анализ учетных баз данных в АС КБР;
анализ документов государственного учета и составление Сводных документов государственного учета в АС КБР.

Прием и регистрация документов государственного учета и передача их в структурные подразделения АС КБР

13. Прием и регистрацию документов государственного учета и учетных баз данных осуществляет подразделение АС КБР, обеспечивающее прием и регистрацию почтовой корреспонденции.

14. После регистрации документы государственного учета и учетные базы данных поступают на исполнение в АС КБР и ее управления в соответствии с пунктом 3 настоящего Регламента.

Анализ документов государственного учета и составление Сводных документов государственного учета

15. Документы поступают исполнителю, ответственному за проведение анализа документов государственного учета, подготовку Сводных документов государственного учета (далее - Ответственный исполнитель).

16. Ответственный исполнитель осуществляет внутреннюю регистрацию документов государственного учета, проверяет их комплектность, правильность оформления.

17. При выявлении в ходе проверки некомплектности, неправильного оформления документов государственного учета Ответственный исполнитель информирует об этом исполнителя органа или организации, представившего документ государственного учета, с целью устранения выявленных недостатков.

Орган или организация должны устранить выявленные недостатки и представить в АС КБР исправленный документ государственного учета по факсу, электронной почте не позднее 7 дней с момента получения информации от Ответственного исполнителя с последующим направлением оригинала исправленного документа государственного учета в адрес АС КБР.

18. Ответственный исполнитель проводит анализ полноты и сбалансированности показателей правильно оформленных и представленных в полной комплектности документов государственного учета.

19. При выявлении в ходе анализа ошибок в показателях документов государственного учета Ответственный исполнитель действует в соответствии с пунктом 17 настоящего Регламента.

20. После проведенного анализа Ответственный исполнитель составляет Сводные документы государственного учета.

21. Сводные документы государственного учета визируются Ответственным исполнителем и представляются Руководителю АС КБР для визирования.

22. После визирования документы передаются в подразделение АС КБР, обеспечивающее прием и отправку корреспонденции для отправки Сводных документов государственного учета в Росархив.

Порядок и формы контроля за совершением действий и принятием решений

23. Порядок и формы контроля за совершением действий и принятием решений определяются Регламентом Федерального архивного агентства.

24. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по выполнению государственной функции и принятием решений, осуществляют руководители структурных подразделений АС КБР.

Порядок обжалования действия (бездействия) и решений, осуществляемых (принятых) в ходе исполнения
государственной функции на основании административного регламента

25. Физические и юридические лица (далее - Заявители) могут обратиться с жалобой на действия (бездействия) и решения, осуществляемые (принятые) в ходе исполнения государственной функции, на основании настоящего Регламента (далее - жалоба), устно или письменно в АС КБР или непосредственно к Руководителю АС КБР или его заместителю. В письменной жалобе указываются:

полное наименование организации (фамилия, имя, отчество уполномоченного представителя организации);
почтовый адрес;
предмет жалобы;
подпись и дата.

26. Письменная жалоба должна быть рассмотрена в течение 30 дней со дня регистрации.

27. Если в результате рассмотрения жалоба признана обоснованной, то принимаются меры по устранению допущенных нарушений, повлекших за собой жалобу, и привлечение к ответственности должностных лиц, допустивших в ходе исполнения государственной функции на основании настоящего Регламента нарушения, которые повлекли за собой жалобу.

Заявителю направляется сообщение о принятом решении и действиях, осуществленных в соответствии с принятым решением.

28. Жалоба считается разрешенной, если рассмотрены все поставленные в ней вопросы, приняты необходимые меры и дан письменный ответ (в пределах компетенции) по существу поставленных вопросов.

29. Если Заявитель не удовлетворен решением, принятым в ходе рассмотрения жалобы, или решение не было принято, жалоба может быть подана в Правительство Кабардино-Балкарской Республики.