Нормативные акты - Административный регламент по предоставлению государственной услуги по обеспечению ретроспективной информацией

УТВЕРЖДЕН

приказом Архивной службы

Кабардино-Балкарской Республики

от 30.06.2008 № 27

Зарегистрирован в Отделе законодательства и федерального регистра в КБР

Управления Минюста России по ЮФО 22.07.2008 N RU07000200800188

АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ

по предоставлению Архивной службой Кабардино–Балкарской Республики государственной услуги по информационному обеспечению органов государственной власти и местного самоуправления, граждан и организаций ретроспективной информацией по профилю их деятельности на основе документов Архивного фонда Российской Федерации

I. Общие положения

1. Административный регламент по предоставлению Архивной службой КБР государственной услуги по информационному обеспечению органов государственной власти и местного самоуправления, граждан и организаций ретроспективной информацией по профилю их деятельности на основе документов Архивного фонда Российской Федерации (далее - Регламент), определяет сроки и последовательность действий административных процедур Архивной службы КБР (далее – АС КБР), а также порядок взаимодействия АС КБР с другими органами государственной власти, органами местного самоуправления, государственными архивами и организациями (далее организации) при осуществлении предоставления государственной услуги.

2. Предоставление государственной услуги по информационному обеспечению органов государственной власти и местного самоуправления, граждан и организаций ретроспективной информацией по профилю их деятельности на основе документов Архивного фонда Российской Федерации осуществляется в соответствии с:

Конституцией Российской Федерации;
Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
Федеральным законом от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»;
Положением об Архивной КБР службе утвержденным постановлением Правительства КБР от 08 октября 2007 года № 247- ПП;
«Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук», утвержденными приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 №19.

3. Предоставление государственной услуги по организации информационного обеспечения органов государственной власти и местного самоуправления, граждан и организаций ретроспективной информацией по профилю их деятельности на основе документов Архивного фонда Российской Федерации осуществляют управление документации органов государственной власти АС КБР, управление общественно-политической документаций АС КБР, отдела социально-правовой документаций АС КБР,(далее структурные подразделения АС КБР).

Непосредственное инициативное информирование и исполнение тематических запросов осуществляют соответствующие структурные подразделения АС КБР.

II. Требования к порядку предоставления государственной услуги

Порядок информирования о государственной услуге.

1. Государственная услуга информационное обеспечение органов государственной власти и местного самоуправления, граждан и организаций ретроспективной информацией по профилю их деятельности на основе документов Архивного фонда Российской Федерации, предоставляется в виде официальных писем АС КБР:

инициативной информации;

исполненного тематического запроса.

2. Почтовый адрес АС КБР и управления документации органов государственной власти, предприятий и учреждений: 360000, КБР, г. Нальчик, ул. Горького, 13.

- управления общественно-политической документации и отдела социально-правовой документации: 360000, КБР, г. Нальчик, ул. Хуранова,10.

Электронный адрес: archives_kbr@mail.ru.

Телефоны УДОГВПУ: (8662) 42-02-00.

УОПД: (8662) 40-47-64.

ОСПД: (8662) 40-63-18.

Информация о месте нахождения государственных и муниципальных архивов размещена на официальном сайте АС КБР: http://www. kbrarchive.ru.

Информация по процедурам исполнения тематических запросов может предоставляться:

по телефону;
по письменным обращениям;
по факсу;
по электронной почте.

По телефону должностные лица АС КБР обязаны дать исчерпывающую информацию по вопросам организации исполнения тематических запросов государственных органов, организаций, граждан.

По письменным обращениям, в том числе полученным по факсу, ответ направляется в срок, не превышающий 30 дней со дня поступления обращения, по почте в адрес заявителя.

По электронной почте ответ направляется на электронный адрес заявителя в срок, не превышающий 2 рабочих дней со дня поступления обращения.

3. Основанием для предоставления государственной услуги является:

памятная дата и/или знаменательное событие, послужившее основанием для подготовки инициативной информации. Информационное инициативное письмо – письмо, составленное на основании выявленной структурными подразделениями АС КБР информации к определенной дате или событию, связанному с историей юридического или физического лица;

письменный запрос (заявление) в адрес АС КБР и его структурных подразделений по определенной тематике.

В запросе (заявлении) указываются:

наименование организации, реквизиты, полные данные руководителя (для юридического лица);
фамилия, имя, отчество заявителя, адрес (для физического лица);
сведения, позволяющие осуществить поиск документов, необходимых для исполнения запроса:

- по истории госучреждения: название учреждения, место его нахождения, дата образования, даты деятельности, иные сведения;

- биографический запрос: фамилия, имя и отчество, год и место рождения, обучения, место работы, другие сведения, необходимые для изучения жизни конкретного лица;

- запросы по определенной теме, событию или факту: дата и место события или факта, иные сведения, необходимые для поиска документов по данной тематике.

Интернет-обращения государственных органов, организаций, граждан должны содержать следующие реквизиты:

наименование организации или должностного лица, которому они адресованы;
изложение существа обращения;
реквизиты организации заявителя;
фамилия, имя, отчество заявителя;
почтовый адрес места жительства;
электронный адрес;
дата отправления письма.

Для получения сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах, дополнительно представляются документы, подтверждающие полномочия заявителя.

4. Условия и сроки предоставления государственной услуги.

Инициативная информация направляется в адрес заинтересованных юридических или физических лиц за 3 месяца до памятной даты или знаменательного события.

Тематические запросы исполняются АС КБР в 30-дневный срок с момента их регистрации. С разрешения руководства АС КБР этот срок может быть при необходимости продлен с обязательным уведомлением об этом заявителя.

5. Перечень оснований для отказа в предоставлении государственной услуги.

Запросы, поступившие в АС КБР, которые не могут быть исполнены без предоставления дополнительных сведений в течение 5 дней с момента регистрации, возвращаются гражданам или в организации их пославшие с указанием требуемых данных.

Не подлежат рассмотрению запросы и интернет-обращения не содержащие реквизитов организации или фамилии, почтового адреса и/или электронного адреса заявителя. Также не принимаются к рассмотрению запросы, содержащие ненормативную лексику и оскорбительные высказывания.

6. Другие положения, характеризующие требования к предоставлению государственной услуги.

Тематические запросы органов государственной власти или органа местного самоуправления, связанные с исполнением ими своих функций, АС КБР рассматривает в первоочередном порядке.

Тематические и биографические запросы исполняются АС КБР бесплатно.

III. Административные процедуры

Описание последовательности действий при предоставлении
государственной услуги.

1. Организация предоставления государственной услуги включает в
себя следующие административные процедуры :

определение перечня памятных дат и знаменательных событий для составления инициативных информаций;
составление инициативных информационных писем заинтересованным юридическим и физическим лицам;
регистрация тематических запросов и передача их на исполнение;
анализ тематики поступивших запросов;
поиск архивных документов, необходимых для исполнения тематических запросов;
оформление архивных справок, архивных выписок и архивных копий;
направление ответов органам государственной власти, органам местного самоуправления, организациям, гражданам (заявителям).

Составление инициативных информационных писем включает в себя:

изучение литературы, научно-справочного аппарата и документов АС КБР по теме инициативной информации;
выявление, отбор документов, аннотирование их содержания (при необходимости);
организация копирования документов (при необходимости);
написание текста информационного письма;
одобрение выявленной информации руководством, подписывающим ее;
направление по почте заинтересованному юридическому или физическому лицу, либо вручение на личном приеме.

3. Регистрация инициативной информации производится при ее отправлении предназначенному юридическому или физическому лицу.

4. Регистрация тематических запросов и передача их на исполнение.
Поступившие в АС КБР письменные тематические запросы регистрируются в течение трех дней с момента их поступления уполномоченными специалистами АС КБР в установленном порядке.

Регистрация тематического запроса считается юридическим фактом, являющимся основанием для начала действий по предоставлению государственной услуги.

После регистрации, тематические запросы передаются руководителю или его заместителям (при отсутствии руководителя) в пределах их компетенции для написания резолюции, после чего с резолюцией материалы направляются в соответствующее структурное подразделение, ответственное за исполнение тематических запросов.

При поступлении интернет-обращения (запроса), он распечатывается и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном порядке. Оценка обращения и принятие его к рассмотрению, либо отказ, осуществляется руководителем или его заместителями.

5. Анализ тематики поступивших запросов.

Руководитель структурного подразделения АС КБР, ответственного за исполнение тематических запросов, осуществляет анализ тематики поступивших тематических запросов с учетом собственных профессиональных навыков и имеющегося в структурных подразделениях АС КБР научно-справочного аппарата и справочно-информационного материала. При этом определяется:

степень полноты информации, содержащейся в тематическом запросе и необходимой для его исполнения;
место нахождение архивных документов, необходимых для исполнения запроса;
место нахождение, адрес конкретной организации, куда следует направить непрофильный запрос по принадлежности на исполнение.

По итогам анализа тематики поступивших запросов профильные запросы в день регистрации передаются исполнителям.

Поиск архивных документов, необходимых для исполнения тематических запросов:
определение круга архивных фондов, библиографии и проведение отбора необходимых для исполнения запроса архивных дел;
изучение литературы, научно-справочного аппарата и картотек, относящихся к теме запроса;
выявление и отбор архивных документов по теме запроса;
копирование документов (при необходимости);
составление текста ответа, архивной справки;
оформление копий архивных документов в соответствии с установленными правилами.

Оформление архивных справок, архивных выписок и архивных копий:

проставление архивных штампов на копиях архивных документов (поисковых данных);
оформление подписи руководителем АС КБР;
регистрация архивных справок для выдачи заявителям на личном приеме или по почте.
Направление ответов государственным органам, органам местного самоуправления, организациям, гражданам.

Исполненные тематические запросы АС КБР направляются заявителям по указанным ими адресам или вручает на личном приеме под роспись.

В случае поступления непрофильного тематического запроса АС КБР письменно уведомляет органы государственной власти, органы местного самоуправления, организации, граждан о направлении их запросов на исполнение в соответствующие организации.

При поступлении интернет-обращения (запроса) пользователя с указанием адреса электронной почты и/или почтового адреса, ему направляется уведомление о приеме обращения (запроса) к рассмотрению или мотивированный отказ в рассмотрении.

Архивная справка, архивная выписка и архивная копия в случае личного обращения заявителя или его доверенного лица в АС КБР выдается ему под расписку при предъявлении паспорта или иного удостоверяющего личность документа; доверенному лицу - при предъявлении доверенности, оформленной в установленном порядке. Получатель архивной справки и архивной выписки расписывается на их копиях или на обороте сопроводительного письма к ним, указывая дату их получения и четко подпись получателя.

Порядок и формы контроля за совершением действий и
принятием решений.

1. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению государственной услуги и принятием решений, осуществляется должностными лицами АС КБР, ответственными за организацию работы по предоставлению государственной услуги.

Перечень должностных лиц, осуществляющих текущий контроль, устанавливается индивидуальными правовыми актами АС КБР.

Текущий контроль осуществляется путем проведения должностным лицом, ответственным за организацию работы по предоставлению государственной услуги, проверок соблюдения и исполнения работниками положений настоящего Регламента.

Периодичность осуществления текущего контроля устанавливается руководителем АС КБР.

2. Контроль за полнотой и качеством исполнения государственной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав граждан, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц АС КБР.

По результатам проведенных проверок, в случае выявления нарушений прав граждан, к виновным лицам осуществляется применение мер ответственности, в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

Проверки полноты и качества исполнения государственной услуги осуществляются на основании индивидуальных правовых актов (приказов) АС КБР.

Проверки могут быть плановыми (осуществляться на основании годовых планов работы АС КБР) и внеплановыми. Проверка может проводиться по конкретному обращению заявителя.

Для проведения проверки полноты и качества исполнения государственной услуги формируется комиссия, в состав которой включаются специалисты АС КБР.

Результаты деятельности комиссии оформляются в виде заключений, справок или актов, в которых отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.

Порядок обжалования действия (бездействия) и решений , осуществляемых в ходе выполнения Регламента.

1. Заявитель может обратиться с жалобой на действия (бездействие) и решения, осуществляемые в ходе предоставления государственной услуги на основании настоящего Регламента устно или письменно.

Действия (бездействие) и решения должностных лиц структурных подразделений АС КБР могут быть обжалованы:

руководителю структурного подразделения АС КБР;
в уполномоченный орган исполнительной власти КБР в области архивного дела;
в судебном порядке.

2. При обращении заявителя в письменной форме срок рассмотрения обращения не должен превышать 30 дней с момента регистрации такого обращения. В исключительных случаях руководитель, заместитель руководителя АС КБР или иное, уполномоченное на то должностное лицо, вправе продлить срок рассмотрения обращения не более чем на 30 дней, уведомив об этом заявителя.

Порядок продления и рассмотрения обращений в зависимости от их характера устанавливаются законодательством Российской Федерации.

3. Заявитель в своем письменном обращении указывает либо наименование органа, в который направляет письменное обращение, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица, а также свои фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), полное наименование для юридического лица, почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации обращения, излагает суть предложения, заявления или жалобы, ставит личную подпись и дату.

Дополнительно в обращении могут быть указаны:

наименование органа, должность, фамилия, имя и отчество специалиста (при наличии информации), решение, действие (бездействие) которого обжалуется;
суть обжалуемого действия (бездействия);
обстоятельства, на основании которых заявитель считает, что нарушены его права, свободы и законные интересы, созданы препятствия для их реализации либо незаконно возложена какая-либо обязанность;
иные сведения, которые заявитель считает необходимым сообщить.

В случае необходимости в подтверждении своих доводов заявитель прилагает к письменному обращению документы и материалы либо их копии.

4. Если в письменном обращении не указаны фамилия заявителя, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается.

АС КБР при получении письменного обращения, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членам его семьи, вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных вопросов и сообщить заявителю, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления правом.

Если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, о чем сообщается заявителю, направившему обращение; если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению, а также сообщается по телефону или факсимильной связи, по электронной почте (при наличии такой информации и если указанные данные поддаются прочтению).

Если в письменном обращении заявителя содержится вопрос, на который заявителю многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направленными обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, руководитель АС КБР, иное уполномоченное на то должностное лицо вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в АС КБР. О данном решении уведомляется заявитель, направивший обращение.

5. По результатам рассмотрения обращения должностным лицом АС КБР принимается решение об удовлетворении требований заявителя либо об отказе в удовлетворении обращения.

Обращения заинтересованных лиц считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры и даны ответы по существу всех поставленных в обращениях вопросов.