Нормативные акты - Административный регламент по исполнению запросов пользователей

УТВЕРЖДЕН

приказом Архивной службы КБР

от 30.06.2008 № 27

Зарегистрирован в Отделе законодательства и федерального регистра в КБР

Управления Минюста России по ЮФО 22.07.2008 N RU07000200800188

АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ

по предоставлению Архивной службой

Кабардино-Балкарской Республики

государственной услуги по исполнению запросов пользователей

I. Общие положения

1. Административный регламент по предоставлению Архивной службой Кабардино-Балкарской Республики и ее структурными подразделениями: управлением документации органов государственной власти, предприятий и учреждений (УДОГВПУ), управлением общественно-политической документации (УОПД) и отделом социально-правовой документации (ОСПД) (далее – АС КБР) государственной услуги по исполнению запросов пользователей, поступивших в АС КБР, определяет сроки и последовательность действий административных процедур АС КБР, а также порядок взаимодействия АС КБР с исполнительными органами государственной власти Кабардино-Балкарской Республики, другими органами государственной власти, органами местного самоуправления, государственными и муниципальными архивами, организациями и гражданами при осуществлении предоставления государственной услуги.

2. Предоставление государственной услуги по исполнению запросов пользователей, поступивших в АС КБР, осуществляется в соответствии с:

Конституцией Российской Федерации;
Конвенцией, отменяющей требования легализации иностранных официальных документов; заключенной в Гааге 5 октября 1961 года;
Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
Федеральным законом от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»;
Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 года № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук;
Положением об Архивной службе КБР», утвержденным Постановлением Правительства КБР от 08.10.2007 № 247-ПП «Об Архивной службе КБР».

3. Непосредственное исполнение запросов пользователей, исполнительных органов государственной власти Кабардино-Балкарской Республики, других государственных органов, органов местного самоуправления осуществляют государственные архивы, муниципальные архивы и организации при наличии у них соответствующих документов.

II. Требования к порядку предоставления государственной услуги

Порядок информирования о государственной услуге

1. Государственная услуга по исполнению запросов пользователей, поступивших в АС КБР, предоставляется в виде архивных справок, архивных выписок и архивных копий.

2. Почтовый адрес: - АС КБР и управления документации органов государственной власти, предприятий и учреждений: 360000, КБР, г. Нальчик, ул. Горького, 13.

- управления общественно-политической документации и отдела социально-правовой документации: 360000, КБР, г. Нальчик, ул. Хуранова,10.

Электронный адрес: archives_kbr@mail.ru.

Телефоны УДОГВПУ: (8662) 42-02-00

УОПД: (8662) 40-47-64

ОСПД: (8662) 40-63-18.

Информация о месте нахождения государственных и муниципальных архивов размещена на официальном сайте АС КБР:

http://www. kbrarchive.ru.

3. Информация по процедурам исполнения запросов может предоставляться:

по письменным обращениям;
по телефону;
по электронной почте.

По письменным обращениям ответ направляется в срок, не превышающий 30 дней со дня поступления обращения, по почте в адрес заявителя.

По телефону гражданские служащие АС КБР обязаны дать исчерпывающую информацию по вопросам исполнения запросов пользователей.

По электронной почте ответ направляется на электронный адрес заявителя в срок, не превышающий 5 рабочих дней со дня поступления обращения.

4. Основанием для предоставления государственной услуги является письменный запрос (заявление) в адрес АС КБР и ее структурных подразделений.

В запросе (заявлении) указываются: фамилия, имя, отчество заявителя, год и место его рождения, адрес, а также сведения, необходимые для исполнения запроса:

об образовании - название и адрес учебного заведения, даты поступления и окончания;
о стаже работы - название и адрес организации, время работы, в качестве кого работали;
иные сведения, позволяющие осуществить поиск документов, необходимых для исполнения запроса.
Интернет-обращения граждан должны содержать следующие реквизиты:
наименование организации или должностного лица, которому они адресованы;
изложение существа обращения;
фамилия, имя, отчество заявителя;
почтовый адрес места жительства;
электронный адрес;
дата отправления письма.

Для получения сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах, дополнительно представляются документы, подтверждающие полномочия заявителя.

5. Условия и сроки предоставления государственной услуги.

Запросы, пользователей, исполняются АС КБР и ее структурными подразделениями в 30-дневный срок с момента их регистрации. С разрешения руководства АС КБР этот срок может быть при необходимости продлен, с обязательным уведомлением об этом заявителя.

Запросы, не относящиеся к составу архивных документов, хранящихся в государственных и муниципальных архивах (непрофильные запросы), в течение 5 дней с момента их регистрации направляются по принадлежности в соответствующую организацию, где хранятся необходимые документы.

6. Перечень оснований для отказа в предоставлении государственной услуги.

Запросы, поступившие в АС КБР, которые не могут быть исполнены без предоставления дополнительных сведений в течение 5 дней с момента регистрации, возвращаются гражданам или организациям с указанием требуемых данных.

Не подлежат рассмотрению запросы и интернет-обращения не содержащие фамилии, почтового адреса и/или электронного адреса заявителя. Также не принимаются к рассмотрению запросы, содержащие ненормативную лексику и оскорбительные высказывания.

7. Тематические запросы и запросы социально-правового характера, то есть, связанные с социальной защитой граждан, предусматривающие их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций, исполняются бесплатно. Генеалогические запросы не исполняются.

III. Административные процедуры

Описание последовательности действий при предоставлении
государственной услуги

1. Организация предоставления государственной услуги включает в себя следующие административные процедуры АС КБР:

регистрация запросов и передача их на исполнение;
анализ тематики поступивших запросов;
направление запросов на исполнение в государственные, муниципальные архивы или в организации по принадлежности.

Государственные, муниципальные архивы или организации, непосредственно хранящие архивные документы, осуществляют следующие административные процедуры:

регистрация запросов и передача их на исполнение;
поиск архивных документов, необходимых для исполнения запросов;
оформление архивных справок, архивных выписок и архивных копий;
направление ответов заявителям и информирование об исполнении АС КБР.

2. Регистрация запросов и передача их на исполнение.
Поступившие в АС КБР письменные запросы (заявления) регистрируются в течении трех дней с момента их поступления уполномоченными специалистами АС КБР в установленном порядке.

Регистрация запроса считается юридическим фактом, являющимся основанием для начала действий по предоставлению государственной услуги.

После регистрации, запросы передаются руководителю или его заместителю (при отсутствии руководителя) в пределах его компетенции для написания резолюции. С резолюцией запросы передаются соответствующему специалисту АС КБР, ответственному за исполнение запросов.

При поступлении интернет-обращения (запроса), он распечатывается и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном порядке. Оценка обращения и принятие его к рассмотрению, либо отказ осуществляется уполномоченным специалистом АС КБР, принимающим интернет-обращения.

3. Анализ тематики поступивших запросов.

Уполномоченный специалист АС КБР, ответственный за исполнение запросов, осуществляет анализ тематики поступивших запросов с учетом собственных профессиональных навыков и имеющегося информационного материала. При этом определяется:

степень полноты информации, содержащейся в запросе и необходимой для его исполнения;
место нахождения архивных документов, необходимых для исполнения запроса;
место нахождения, адрес конкретной организации, куда следует направить непрофильный запрос по принадлежности на исполнение.

4. По итогам анализа тематики поступивших запросов, в течении семи дней со дня регистрации АС КБР направляет их со своим официальным письмом по принадлежности в:

государственные или муниципальные архивы;
другие органы и организации при наличии у них документов, необходимых для исполнения запросов.

Сообщения, в том числе анонимные, о совершённых или готовящихся преступлениях докладываются руководству и пересылаются в соответствующие правоохранительные органы.

5. АС КБР письменно уведомляет граждан о направлении их запросов на исполнение в соответствующие организации.

При поступлении интернет-обращения (запроса) пользователя с указанием адреса электронной почты и/или почтового адреса, ему направляется уведомление о приеме обращения (запроса) к рассмотрению или мотивированный отказ в рассмотрении.

Архивные справки, архивные выписки и архивные копии направляются заявителям организациями, непосредственно исполняющими запрос.

Порядок и формы контроля за совершением действий и
принятием решений

1. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению государственной услуги в АС КБР, осуществляется должностным лицом АС КБР, ответственными за предоставление государственной услуги.

АС КБР осуществляет контроль за предоставлением государственной услуги государственными и муниципальными архивами путем проведения проверок. Проверки могут быть плановыми (осуществляться на основании годовых планов АС КБР) и внеплановыми. Проверка может проводиться по конкретному обращению заявителя.

2. Контроль за полнотой и качеством исполнения государственной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав граждан, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц АС КБР, государственных и муниципальных архивов

Результаты проверок оформляются в виде заключений, справок или актов, в которых отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.

Порядок обжалования действия (бездействия) и решений, осуществляемых в ходе выполнения регламента

1. Обжалование действия (бездействия) и решений по выполнению государственной услуги осуществляется в порядке и сроки, необходимые для исполнения запросов.

Заявитель может обратиться с жалобой на действия (бездействие) и решения, осуществляемые в ходе предоставления государственной услуги на основании настоящего Регламента устно или письменно.

Действия (бездействие) и решения должностных лиц АС КБР, государственных и муниципальных архивов могут быть обжалованы:

в высший исполнительный орган государственной власти Кабардино-Балкарской Республики;
в исполнительный орган местного самоуправления КБР;
руководителю АС КБР;
в судебном порядке.

В случае необходимости в подтверждении своих доводов заявитель прилагает к письменному обращению документы и материалы либо их копии. Если в письменном обращении не указаны фамилия заявителя, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается.

АС КБР при получении письменного обращения, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членам его семьи, вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных вопросов и сообщить заявителю, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления правом.

Если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, о чем сообщается заявителю, направившему обращение; если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению, а также сообщается по телефону или факсимильной связи, по электронной почте (при наличии такой информации и если указанные данные поддаются прочтению).

Если в письменном обращении заявителя содержится вопрос, на который заявителю многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направленными обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, руководитель АС КБР, иное уполномоченное на то должностное лицо вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в АС КБР. О данном решении уведомляется заявитель, направивший обращение.

2. По результатам рассмотрения обращения должностным лицом АС КБР принимается решение об удовлетворении требований заявителя либо об отказе в удовлетворении обращения.

Обращения заинтересованных лиц считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры и даны ответы по существу всех поставленных в обращениях вопросов.