Организация исполнения поступивших из-за рубежа запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства подразумевает организацию исполнения социально-правовых запросов, связанных с социальной защитой граждан и лиц без гражданства, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством.

свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства осуществляет АС КБР, во взаимодействии с Росархивом и Министерством иностранных дел Российской Федерации (далее - МИД России).

Непосредственное исполнение поступивших из-за рубежа запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, оформление в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства осуществляют органы и организации при наличии у них соответствующих документов, необходимых для исполнения запросов.

Результаты предоставления государственной услуги

4. Государственная услуга по организации исполнения поступивших из-за

рубежа запросов предоставляются российским и иностранным гражданам, а

также лицам без гражданства, в виде писем АС КБР, а также в виде архивных

справок, архивных выписок и архивных копий.

Заявителями также могут быть иные физические и юридические лица, имеющие право в соответствии с законодательством Российской Федерации либо в силу наделения их заявителями в установленном порядке полномочиями выступать от их имени при предоставлении государственной услуги.

 

осуществляется АС КБР.

7. Местонахождение АС КБР и его почтовый адрес: 360000, КБР, г.

Нальчик, ул. Горького, 13.

Официальный сайт АС КБР: www. kbrarchive.ru. Электронный адрес: http://archives kbr(5),mail.ru

8. Телефоны структурного подразделения АС КБР, предоставляющего

государственную услугу: (88662) 42-60-67, 47-40-53, 42-63-18, факс 42-60-68.
8. Заявители могут получить информацию по вопросам предоставления
государственной услуги, в том числе о ходе предоставления государственной
услуги:
• по телефону;
• по письменным обращениям;
• по электронной почте;
• при личном обращении;
• на официальном сайте АС КБР.

9. По телефону должностные лица АС КБР обязаны дать исчерпывающую

информацию по вопросам организации исполнения запросов граждан, а

также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и

свобод.

10. По письменным обращениям ответ направляется в срок, не

превышающий 10 дней со дня регистрации обращения, по почте в адрес

заявителя, проживающего в государстве - участнике Содружества

Независимых Государств (далее - СНГ), или в адрес МИД России - для

направления заявителю, проживающему в ином государстве.
11. По электронной почте ответ направляется на электронный адрес заявителя в срок, не превышающий 10 дней со дня поступления обращения.
12. Личный прием граждан осуществляется руководителем АС КБР, заместителями Руководителя, другими должностными лицами по адресу: г. Нальчик, ул. Горького, 13 и Хуранова, 10 ежедневно в течении рабочего дня.

13. Размещение информации о правилах предоставления государственной

услуги осуществляется на официальном сайте АС КБР.

К запросу могут быть приложены ксерокопии трудовой книжки, других документов, связанных с темой запроса.

16. Для истребования сведений, содержащих персональные данные о

третьих лицах, дополнительно представляются документы, подтверждающие

полномочия заявителя, предусмотренные законодательством Российской

Федерации.

регистрации направляются по принадлежности в структурные подразделения

АС КБР, представляющих государственную услугу, в органы и организации

для исполнения и ответа заявителю.

18. Поступившие в АС КБР, иные органы и организации запросы, которые

не могут быть исполнены без предоставления дополнительных сведений, в

течение 10 дней с момента регистрации возвращаются в МИД России или в

органы, организации, их направившие, или гражданам, с сообщением об

уточнении и дополнении запроса необходимыми для его исполнения

сведениями.

19. Запросы, поступившие в государственные органы, органы местного

самоуправления, исполняются в течение 30 дней со дня их регистрации. В

исключительных случаях руководитель государственного органа или органа

местного самоуправления, либо уполномоченное на это лицо вправе

продлить срок рассмотрения запроса на 30 дней.
20. Запросы, поступившие в АС КБР и муниципальные архивы, иные организации исполняются в течение 30 дней со дня их регистрации. С разрешения руководства этот срок может быть продлен.

21. Запросы, не относящиеся к составу хранящихся в органах и

организациях архивных документов (непрофильные запросы), в течение 15

дней со дня их регистрации направляются по принадлежности в

соответствующий орган или организацию, где могут храниться необходимые

документы.

 

29. Органы и организации, исполняющие запросы, получаемые из АС КБР, других органов и организаций или непосредственно от заявителей, проживающих за рубежом, осуществляют следующие административные процедуры:
· регистрация запросов и передача их на исполнение;
· анализ тематики поступивших запросов;
· направление запросов на исполнение в органы и организации по принадлежности (при необходимости);
· поиск архивных документов, необходимых для исполнения запросов;
· подготовка ответов заявителям;
· оформление архивных справок, архивных выписок и архивных копий;
· проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях АС КБР;
· отправка заявителям ответов и архивных справок, архивных выписок и архивных копий.

непосредственно из-за рубежа письменные запросы регистрируются в

структурном подразделении АС КБР, обеспечивающем прием и регистрацию

почтовой корреспонденции, и передаются в профильное структурное

подразделение в течение 1 дня со дня поступления в установленном порядке.

31. Регистрация запроса является основанием для начала действий по

предоставлению государственной услуги.
32. При необходимости, некоторые запросы докладываются руководству
АС КБР, после чего с резолюцией направляются в профильное структурное
подразделение.

35. Срок исполнения данной административной процедуры - 3 дня.

37. В случае, если запрос требует исполнения несколькими органами и организациями, АС КБР направляет в соответствующие органы и организации копии запроса, анкеты, с указанием о направлении ответа в адрес АС КБР.

38. При направлении запросов на исполнение по принадлежности, АС КБР при необходимости, уведомляют соответствующие органы и организации о запросах, архивные справки, архивные выписки и архивные копии по которым требуют проставления апостиля.

организации. Ответ может быть подготовлен в виде:
• письменного уведомления Росархива или МИД России или заявителя о направлении запроса на исполнение в соответствующий орган, организацию;
• письменного уведомления Росархива или МИД России или заявителя о необходимости предоставления дополнительных сведений для исполнения запроса;
• письма с иными сведениями, направленного в Росархива или МИД России или заявителю;
• архивной справки, архивной выписки или архивной копии.

40. При отсутствии архивных документов, необходимых для исполнения

запроса, составляется ответ об отсутствии запрашиваемых сведений на

бланке органа, организации. В ответе излагается причина, по которой не

представляется возможным выдать истребуемый документ или справку.

42. Текст в архивной справке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов.

Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках («Так в документе», «Так в тексте оригинала»).

Сведения о работе, учебе в нескольких органах, организациях, учебных заведениях включаются в одну архивную справку, если все эти сведения
содержатся в документах одного государственного, муниципального архива, или органа, организации.

В примечаниях по тексту архивной справки оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения текста оригинала места («Так в тексте оригинала», «В тексте неразборчиво»),

В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка. Подчистки и помарки в архивных справках не допускаются.

После текста архивной справки приводятся архивные шифры и номера листов единиц хранения архивных документов, печатные издания, использовавшиеся для составления архивной справки. В тексте архивной справки допускается проставление архивных шифров и номера листов единиц хранения архивных документов сразу после изложения каждого факта, события.

В архивной справке, объем которой превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены гербовой печатью (для государственных органов и органов местного самоуправления, государственных и муниципальных архивов), или печатью организации.

Архивная справка оформляется на бланке органа, организации и адресуется непосредственно заявителю.

Архивная справка подписывается руководителем органа, организации, заверяется гербовой печатью или печатью организации, проставляется номер и дата составления.

В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны, все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием.

В примечаниях к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения текста и т.д. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами «Так в тексте оригинала», «Так в документе». После текста архивной выписки указываются архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа.
Аутентичность выданных по запросам архивных выписок удостоверяется подписью руководителя органа, организации или уполномоченного должностного лица и гербовой печатью или печатью организации.

На обороте каждого листа архивной копии проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа. Все листы архивной копии скрепляются. Архивная копия заверяется гербовой печатью или печатью организации и подписью руководителя органа, организации.

43. Архивные справки, архивные выписки и архивные копии оформляются на государственном языке Российской Федерации.

 

Апостиль не проставляется на документах, предназначенных для направления в государства, с которыми Российская Федерация заключила Договоры о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам, а также в государства- участники СНГ, подписавшие Соглашение о принципах и формах взаимодействия в области использования архивной информации, или с которыми имеются двусторонние соглашения о сотрудничестве.

45. АС КБР проставляет апостиль на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях, подготовленных государственными, муниципальными архивами, и иными органами и организациями, расположенными на территории Кабардино-Балкарской Республики (кроме тех, кому такое право предоставлено нормативными правовыми актами).

46. Проставление апостиля производится путем оттиска специального штампа на свободном от текста месте документа на лицевой или оборотной его стороне или на отдельном листе. В последнем случае лист с апостилем скрепляется с документом.

Заполнение штампа апостиля производится чернилами (шариковой ручкой) от руки или машинописным способом.

Подпись и печать, проставляемые на апостиль, не требуют заверения.
47. Срок исполнения данной административной процедуры, при условии представления необходимых документов, не должен превышать 1 рабочий день со дня представления документов.
48. В случае отказа в проставлении апостиля заявителю в течение 3 рабочих дней направляется письменное сообщение о причине отказа.


 

51. В случае исполнения запроса несколькими органами, организациями все полученные от органов и организаций архивные справки, архивные выписки и архивные копии либо ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, АС КБР с сопроводительными письмами направляет в Росархив или МИД России или непосредственно в адрес заявителя.

52. После проставления апостиля, АС КБР направляет архивные справки, архивные выписки и архивные копии в Росархив или МИД России.
53. Архивные справки, архивные выписки и архивные копии при личном обращении в орган, организацию могут быть выданы заявителю при предъявлении документа, удостоверяющего личность; для третьих лиц - доверенности, оформленной в установленном порядке и при предъявлении квитанции об уплате государственной пошлины за проставление апостиля.
54. Рассмотрение запроса считается законченным, если по нему приняты необходимые меры и автор запроса проинформирован о результатах рассмотрения.

решений по рассмотрению обращений (запросов) заявителей определены

Регламентом АС КБР.
56. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению государственной услуги, и принятием решений осуществляется должностными лицами АС КБР, ответственными за организацию работы по предоставлению государственной услуги.
57. Текущий контроль осуществляется путем проведения должностным лицом, ответственным за организацию работы по предоставлению государственной услуги, проверок соблюдения и исполнения работниками положений настоящего Регламента.



 

60. Проверки могут быть плановыми (осуществляться на основании

годовых планов работы АС КБР) и внеплановыми. Проверка может

проводиться по конкретному обращению заявителя.

61. Для проведения проверки полноты и качества исполнения государственной услуги формируется комиссия, в состав которой включаются государственные гражданские служащие АС КБР.

62. Результаты деятельности комиссии оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.

услуги должны отвечать требованиям непрерывности и действенности

(эффективности).

Все плановые проверки, должны осуществляться регулярно, в течение всего периода деятельности организации; установленные формы отчетности о предоставлении государственной услуги должны подвергаться анализу. По результатам проверок, анализа, должны быть осуществлены необходимые меры по устранению недостатков в предоставлении государственной услуги.

Граждане, их объединения и организации могут контролировать предоставление государственной услуги путем получения информации о ней по телефону, по письменным обращениям, по электронной почте, на официальном сайте АС КБР «Архивы КБР».

67. Действия (бездействие) и решения иных органов, организаций могут

быть обжалованы:
• в вышестоящие по подчиненности организации;
• в судебном порядке.

68. Заявитель в своей жалобе в обязательном порядке указывает:
• фамилию, имя, отчество;
• почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;
• изложение сути жалобы;
• личную подпись и дату.

В случае необходимости в подтверждение своих доводов заявитель прилагает к письменной жалобе документы и материалы либо их копии.

69. Руководитель АС КБР;
• обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения, в случае необходимости - с участием заявителя, направившего жалобу, или его законного представителя;
• вправе запрашивать необходимые для рассмотрения жалобы документы и материалы в других государственных органах, органах местного самоуправления, у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;
• по результатам рассмотрения жалобы принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов заявителя, дает письменный ответ по существу поставленных в жалобе вопросов.

70. Ответ на жалобу подписывается руководителем АС КБР, его заместителем.

71. Ответ на жалобу, поступившую в АС КБР, направляется по почтовому адресу, указанному в обращении.

72. Письменная жалоба, поступившая в АС КБР, рассматривается в течение 10 дней со дня регистрации жалобы.

В исключительных случаях руководитель АС КБР вправе продлить срок рассмотрения жалобы не более чем на 10 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения заявителя, направившего жалобу.

73. Если в письменной жалобе не указаны фамилия инициатора жалобы и

почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на жалобу

не дается.

74. АС КБР при получении письменной жалобы, в которой содержатся

нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы имуществу, жизни,

здоровью должностного лица, а также членов его семьи, вправе оставить

обращение без ответа по существу поставленных вопросов и сообщить
заявителю, направившему жалобу, о недопустимости злоупотребления правом.

Если текст жалобы не поддается прочтению, ответ на жалобу не дается, о чем сообщается заявителю, направившему жалобу, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

75. Если в жалобе заявителя содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми жалобами, и при этом в жалобе не приводятся новые доводы или обстоятельства, руководитель АС КБР, вправе принять решение о безосновательности очередной жалобы и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу при условии, что указанная жалоба и ранее направляемые жалобы направлялись в АС КБР. О данном решении уведомляется заявитель, направивший обращение.

360000, КБР, г. Нальчик, ул. Горького, 13.

факс (8662) 76-04-26

e-mail: archives_KBR@mail.ru

03 мая 2011 г. 09:47:26