Рассекречивание архивных документов по заявкам пользователей

Утвержден

приказом Архивной службы КБР

№ 40 от « 30» июня 2010 г.

Административный регламент

по представлению Архивной службой КБР государственной услуги:

"Рассекречиванию архивных документов по заявкам пользователей

и представлению доступа к ним"

I. Общие положения.

1. Административный регламент (далее Регламент) по предоставлению

Архивной службой Кабардино-Балкарской Республики (далее - АС КБР) государственной услуги по рассекречиванию архивных документов по заявкам пользователей и предоставлению доступа к ним определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) АС КБР.

2. Предоставление государственной услуги осуществляется в соответствии с:

Федеральным законом от 21.07.1993г. № 5485-1 «О государственной тайне» (в ред. от 06.10.1997г. № 131-ФЗ; от 30.06.2003г. № 86-ФЗ); «Перечнем сведений, отнесенных к государственной тайне», утвержденным Указом Президента РФ от 30.11.1995г. (в ред. Указа Президента РФ от 11.02.2006г. № 90);

ст. 24, 25 Федерального закона от 22. 10. 2004г. № 125 - Ф3 «Об архивном деле в Российской Федерации»;

Указом Президента РФ от 23.06.1992г. № 658 «О снятии ограничительных грифах с законодательных и иных актах, служащих основанием для массовых репрессий и посягательств на права человека»;

Положением о порядке рассекречивания документов, созданных КПСС, утвержденным решением Межведомственной комиссии по защите государственной тайны от 14.07. 2001г. № 75;

Положением о порядке доступа к материалам, хранящимся в государственных архивах и архивах государственных органов Российской Федерации, прекращенных уголовных и административных дел в отношении лиц, подвергшихся политическим репрессиям, а также фильтрационно-проверочных дел, утвержденным приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации, Министерства внутренних дел Российской Федерации, Федеральной службы безопасности Российской Федерации от 25.06.2006г. № 375/584 /352;

п. 5.2. «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской Академии наук», утвержденных приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 18.01.2007 г. № 19;

3. Государственную услугу по рассекречиванию архивных документов по заявкам пользователей предоставляет Архивная служба КБР (структурные подразделения: сектор по защите государственной тайны, мобилизационной работы, делам ГО и ЧС АС КБР (далее сектор), управление центрального государственного архива –далее УЦГА; управление центра документации новейшей истории – далее УЦДНИ). При этом в функции УЦГА и УЦДНИ входит прием и рассмотрение заявок пользователей, проведение предварительной экспертизы документов, подготовка заключения для Комиссии по рассекречиванию документов, хранящихся в Архивном фонде КБР (далее Комиссия) и техническое оформление результатов рассекречивания. Принятие решений о рассекречивании документов относится к компетенции Комиссии.

Предметом данной государственной услуги могут быть только документы с истекшими, согласно действующему законодательству, сроками засекречивания, созданные органами и организациями КПСС и другими организациями и ведомствами Кабардино-Балкарской Республики (и предшествующих административно-территориальных единиц).

В компетенцию Комиссии не входит решение вопросов о рассекречивании документов федерального уровня, то есть созданных в деятельности ЦК КПСС, высших органов государственной власти и государственного управления СССР и РСФСР, Министерства обороны СССР и т.д.

II. Требования к порядку предоставления государственной услуги.

Порядок информирования о государственной услуге.

1. Государственная услуга по рассекречиванию архивных документов по заявкам пользователей предоставляется в виде организации доступа к рассекреченным по заявке документам и научно - справочному аппарату к ним на общих основаниях.

2. Почтовый адрес Архивной службы КБР: 360000, г. Нальчик, ул. Горького,13.

Телефоны структурных подразделений Архивной службы КБР, ответственных за предоставление государственной услуги: сектора - 42-19-26; УЦГА - 42-60-67; УЦДНИ - 47-40-53.

3. Информация по процедуре предоставления государственной услуги может предоставляться:

по письменным обращениям;

по телефону;

на личном приеме.

По письменным обращениям ответ направляется в срок, не превышающий 30 дней со дня поступления обращения, по почте в адрес заявителя.

По телефону и на личном приеме должностные лица обязаны дать необходимую информацию непосредственно в момент обращения. Прием проводится в рабочие дни недели с 09.00 до 18.00 с перерывом с 13.00 до 14.00. Выходные дни - суббота, воскресенье.

По электронной почте переписку по вопросам рассекречивания документов по заявкам пользователей АС КБР не ведет.

4. Основанием для предоставления государственной услуги является мотивированная заявка пользователя в письменном виде в адрес АС КБР.

Заявка составляется в произвольной форме, но с обязательным указанием следующих сведений:

для физических лиц - фамилия, имя, отчество заявителя, год рождения, адрес, место работы, паспортные данные, гражданство, контактный телефон;

для юридического лица - название, адрес организации, ФИО руководителя и исполнителя, контактные телефоны. Запрос юридического лица должен быть оформлен на фирменном бланке;

название фонда, виды и хронологические рамки документов с истекшими сроками засекречивания, которые необходимы пользователю, тема его исследования;

цели использования документов, обоснование необходимости их экстренного рассекречивания;

перечень научных и иных работ пользователя, его участие в общественно значимых проектах по популяризации архивных документов и иные данные, подтверждающие компетентность пользователя и значимость решаемых им задач.

Условия и сроки предоставления государственной услуги.

Заявка пользователя рассматривается в АС КБР (УЦГА и УЦДНИ) в 30-дневный срок с момента ее регистрации, в течение которого определяются возможности рассекречивания документов, изучается их объем, рассчитываются трудозатраты на проведение экспертизы и подготовку заключений. С учетом объема работы, наличия бюджета рабочего времени и графика заседаний Комиссии определяются сроки исполнения услуги, которые составляют не менее 3 месяцев (при заявке до 20 дел);

не менее 6 месяцев (при заявке до 50 дел);

не менее 9 месяцев (при заявке до 100 дел).

При более объемных заказах заявленный фонд или комплекс документов включается в плановое рассекречивание следующего года (при условии поступления заявки до октября текущего года).

О результатах рассмотрения заявки и расчетных сроках рассекречивания заявитель информируется письменно.

Если Комиссия не полномочна рассекречивать запрашиваемые сведения, АС КБР в месячный срок с момента поступления заявки направляет ее в соответствующий государственный орган, полномочный рассматривать вопрос об их рассекречивании, и информирует об этом пользователя.

Перечень оснований для отказа в предоставлении

государственной услуги.

Государственная услуга не предоставляется в случаях:

если пользователь не указал в заявке необходимые реквизиты и не обосновал необходимость срочного рассекречивания запрашиваемой информации;

если пользователь запрашивает рассекречивание документов, срок засекречивания которых в соответствии с действующим законодательством еще не истек;

если пользователь запрашивает рассекречивание документов, содержащих конфиденциальную персональную информацию на третьих лиц, на доступ к которой он не имеет необходимых полномочий и которые, после снятия грифов секретности, перейдут в категорию несекретных документов ограниченного доступа;

если структурные подразделения АС КБР (УЦГА и УЦДНИ) не имеют необходимого для сверхпланового рассекречивания бюджета рабочего времени, или его лимит уже исчерпан.

Другие положения, характеризующие требования к предоставлению государственной услуги.

Государственная услуга по рассекречиванию архивных документов по заявкам пользователей предоставляется бесплатно.

III. Административные процедуры.

Описание последовательности действий при предоставлении

государственной услуги.

1. Организация предоставления государственной услуги включает в себя следующие административные процедуры АС КБР (УЦГА и УЦДНИ):

регистрация заявки;

проведение в установленном порядке экспертизы документов на предмет рассекречивания и подготовка заключения для Комиссии;

информирование пользователя о результате рассмотрения заявки;

техническое оформление результатов рассекречивания;

информирование пользователя о переводе заявленных документов на режим открытого доступа.

2. Поступившие в АС КБР (УЦГА и УЦДНИ) заявки пользователей на рассекречивание документов регистрируются в день поступления или на следующий рабочий день. Регистрация заявки является юридическим фактом, служащим основанием для начала ее рассмотрения.

После регистрации запрос рассматривается руководством АС КБР и передается в сектор. Должностное лицо за организацию рассекречивания документов передает запрос на исполнение в структурные подразделения (УЦГА и УЦДНИ), где запрос изучается должностными лицами, ответственными за планирование и исполнение работ по рассекречиванию. Заведующий сектором докладывает предложения структурных подразделений руководителю АС КБР, который на их основании выносит письменную резолюцию на заявке пользователя с указанием возможности, сроков рассекречивания заявленных документов. Данная резолюция является юридическим фактом для начала работы по рассекречиванию документов. О принятом решении зав. сектором письменно информирует заявителя в 10-дневный срок с момента вынесения резолюции.

АС КБР при необходимости уведомляет заявителя о предоставлении им дополнительных сведений для исполнения запроса.

3. Государственная услуга по рассекречиванию архивных документов по заявкам пользователей исполняется должностными лицами АС КБР (УЦГА и УЦДНИ), имеющими необходимые полномочия для выполнения этого вида работы, в установленном нормативно-методическими документами порядке.

Информация о ходе рассекречивания относится к категории служебной информации и до пользователя не доводится.

После получения решения Комиссии и проведения технического оформления результатов рассекречивания зав. сектором докладывает руководству АС КБР о выполнении заявки и информирует об этом пользователя. Предоставление доступа к рассекреченным документам осуществляется на общих основаниях в структурных подразделениях АС КБР (УЦГА и УЦДНИ), ответственными за обслуживание пользователей в читальном зале и работу по использованию документов. При этом доступ к рассекреченной конфиденциальной персональной информации ограничивается в соответствии с действующим законодательством.

4. Максимальный срок выполнения действия не лимитируется и зависит от объема работы и штатно-технических возможностей АС КБР. Минимальный срок выполнения услуги составляет не менее 3 месяцев.

5. Должностные лица АС КБР (УЦГА и УЦДНИ), ответственные за предоставление государственной услуги по рассекречиванию документов по заявкам пользователей, могут принять решение:

- о приоритетном исполнении заявки в зависимости от ее целей и общественного значения;

- о неполном (частичном) исполнении заявки с учетом возможностей архивов и характера документов;

- о приостановлении, продлении или прекращении выполнения заявки, если в процессе экспертизы дел будет установлено наличие в них:

документов, требующих дополнительных процедур, не зависящих от АС КБР;

документов федерального уровня;

документов с конфиденциальной персональной информацией, не подлежащей конвертованию или обособлению иными способами;

документов в ветхом состоянии, требующих реставрации или ремонта перед их использованием.

Порядок и формы контроля за совершением действия

и принятием решений.

Текущий контроль за предоставление государственной услуги осуществляется должностными лицами, ответственными за организацию работ по проведению рассекречивания в структурных подразделениях, путем заслушивания вопроса на совещаниях, оформления отчетов и информаций о результатах рассекречивания.

Общий контроль за исполнением услуги осуществляется руководством Архивной службы КБР путем плановых и внеплановых проверок и подготовки заключений на отчеты структурных подразделений УЦГА и УЦДНИ.

Порядок обжалования действия (бездействия) и решений,

осуществляемых в ходе выполнения Регламента.

1. Пользователь может обратиться с жалобой на действия (бездействие) и решения, осуществляемые в ходе предоставления государственной услуги на основании настоящего Регламента, устно или письменно.

Действия (бездействие) и решения должностных лиц УЦГА и УЦДНИ могут быть обжалованы:

в Архивной службе КБР;

в Федеральном архивном агентстве (Росархив);

в судебном порядке.

2. При обращении пользователя в письменной форме срок рассмотрения обращения не должен превышать 30 дней с момента регистрации.

3. Заявитель в своем письменном обращении указывает наименование органа или ФИО должностного лица, которому адресовано обращение, а также свои фамилию, имя, отчество, паспортные данные, почтовый адрес (для юридического лица - соответствующие реквизиты), суть жалобы и (или) предложений, ставит личную подпись и дату.

4. Если в письменном обращении не указаны фамилия, имя, отчество и адрес заявителя, ответ на обращение не дается.

Обращение не рассматривается и ответ на него не дается, если текст обращения не поддается прочтению; если обращение содержит нецензурные либо оскорбительные выражения и угрозы.

Если в письменном обращении содержится вопрос, по которому заявителю ранее многократно давались письменные ответы, и при этом в обращении не приводятся новые доводы, руководство АС КБР вправе принять решение о прекращении переписки и уведомить об этом заявителя.

5. По результатам рассмотрения обращения руководством АС КБР принимается решение об удовлетворении требований заявителя либо об отказе в удовлетворении обращения, о чем заявитель информируется письменно.