Ведение государственного реестра уникальных документов архивного фонда КБР

Зарегистрирован в Управлении Министерства юстиции РФ по КБР 22.07.2010
N RU07000201000170

Утвержден
приказом Архивной службы КБР
от 20 июля 2010 года № 45

АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ
ПО ИСПОЛНЕНИЮ АРХИВНОЙ СЛУЖБОЙ
КАБАРДИНО-БАЛКАРСКОЙ РЕСПУБЛИКИ
ГОСУДАРСТВЕННОЙ ФУНКЦИИ
«ВЕДЕНИЕ ГОСУДАРСТВЕННОГО РЕЕСТРА
УНИКАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ АРХИВНОГО ФОНДА
КАБАРДИНО-БАЛКАРСКОЙ РЕСПУБЛИКИ»

I. Общие положения

1. Административный регламент по исполнению Архивной службой Кабардино-Балкарской Республики (далее – АС КБР) государственной функции по ведению Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Кабардино-Балкарской Республики (далее - государственная функция) определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) Архивной службы Кабардино-Балкарской Республики, порядок взаимодействия между Архивной службой Кабардино-Балкарской Республики, музеями, библиотеками, республиканскими организациями Российской академии наук, при осуществлении полномочий по ведению Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Кабардино-Балкарской Республики.
2. Исполнение государственной функции осуществляется в соответствии с:
Конституцией Российской Федерации;
Федеральным законом от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
Конституцией Кабардино-Балкарской Республики;
Республиканским законом от 12 января 2009 года № 3-РЗ «Об архивном деле в Кабардино-Балкарской Республике»;
Постановлением Правительства Кабардино-Балкарской Республики от 30 мая 2010 года № 143-ПП «О Государственном реестре уникальных документов Архивного фонда Кабардино-Балкарской Республики»;
Приказом Минкультуры России от 18 января 2007года N 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук»;
Положением об Архивной службе Кабардино-Балкарской Республики, утвержденным постановлением Правительства Кабардино-Балкарской Республики от 8 октября 2007 года № 247-ПП.
3. Исполнение государственной функции АС КБР осуществляет при участии республиканских государственных и муниципальных архивов, музеев, библиотек, республиканских организаций Российской академии наук:
3.1. Республиканские и муниципальные архивы, музеи, библиотеки, республиканские организации Российской академии наук в отношении хранящихся у них уникальных документов (далее - Заявители), представляют предложения о включении документов в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Кабардино-Балкарской Республики (далее - Государственный реестр).
3.2. Экспертно-проверочная комиссия АС КБР (далее - ЭПК) технологически обеспечивает исполнение государственной функции путем подготовки вопроса о включении документов в Государственный реестр и регистрации уникальных документов в Государственном реестре.
3.3. ЭПК АС КБР принимает решение о включении документов в Государственный реестр в соответствии с ее компетенцией, определенной положением об ЭПК.
3.4.Сектор автоматизированных архивных технологий управления центрального государственного архива АС КБР ведет электронную базу данных «Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Кабардино-Балкарской Республики» в соответствии с его компетенцией.

II. Требования к порядку исполнения государственной функции

4. Для включения документов в Государственный реестр ежегодно к 1 сентября Заявители представляют в АС КБР с сопроводительным письмом следующие документы:
- Лист учета и описания уникального документа (Приложение № 1) на бумажном носителе в двух экземплярах и в электронном виде, составленный в соответствии с порядком проведения этой работы (Приложение № 2);
- экспертные заключения об уникальности документа (не менее двух).
5. Результатом обращения Заявителя являются:
- решение ЭПК о включении уникального документа в Государственный реестр, подписанное председателем ЭПК и секретарем ЭПК после утверждения протокола заседания ЭПК Руководителем АС КБР;
- решение ЭПК об отказе о включении документа в Государственный реестр, подписанное председателем ЭПК и секретарем ЭПК после утверждения протокола заседания ЭПК Руководителем АС КБР.
6. Срок исполнения государственной функции - в течение 3 месяцев со дня поступления соответствующих документов в АС КБР.
7. Критерии принятия решения об отказе в рассмотрении вопроса о включении документов в Государственный реестр:
- непредставление всех необходимых документов, перечисленных в пункте 4;
- ненадлежащее оформление представленных документов.
8. Об отказе в рассмотрении вопроса о включении документов в Государственный реестр АС КБР информирует Заявителя письменно в течение 10 рабочих дней с момента регистрации поступивших документов.

Порядок информирования об исполнении
государственной функции

9. Местонахождение Архивной службы Кабардино-Балкарской Республики и ее почтовый адрес: 360001, КБР, г. Нальчик, ул. Горького, д. 13.
Электронный адрес АС КБР: archives_kbr@mail.ru
Телефон АС КБР: (8662) 42-60-68.
Факс: (8662) 42-60-68.
Официальный сайт АС КБР «Архивы КБР»: http://www.kbrarchive.ru.
10. График работы АС КБР:

понедельник - четверг 9.00 - 18.00
пятница 9.00 - 17.00
суббота - воскресенье Выходные дни

11. Информация об исполняемой АС КБР государственной функции предоставляется непосредственно в помещении АС КБР, а также по телефону, электронной почте, посредством ее размещения на сайте «Архивы КБР» (http://www.kbrarchive.ru).
12. Информирование по процедуре исполнения государственной функции производится:
- по телефону;
- по письменным обращениям;
- по электронной почте;
- посредством личного обращения в АС КБР.
13. При ответах на телефонные звонки сотрудник АС КБР подробно со ссылками на соответствующие нормативные правовые акты в вежливой форме информирует обратившихся по интересующим их вопросам. Ответ на телефонный звонок должен содержать информацию о фамилии, имени, отчестве и должности сотрудника, принявшего телефонный звонок.
14. В случае, если для подготовки ответа требуется продолжительное время, сотрудник, осуществляющий устное информирование, может предложить заинтересованным лицам обратиться за необходимой информацией в письменном виде либо назначить другое удобное для заинтересованного лица время для устного информирования.
15. При информировании посредством личного обращения сотрудник АС КБР обязан принять Заявителя в заранее согласованное время в соответствии с графиком работы АС КБР.
16. При информировании по письменным обращениям ответ в простой, четкой и понятной форме с указанием должности, фамилии, имени, отчества, номера телефона исполнителя направляется в виде почтового отправления на адрес Заявителя.
17. Информация по запросу, направленная через официальный сайт, размещается на сайте «Архивы КБР» в разделе «вопросы-ответы».
18. При информировании в форме ответов по электронной почте ответ на обращение направляется по электронной почте на электронный адрес Заявителя.
19. Все запросы исполняются в срок, не превышающий 10 рабочих дней с момента регистрации обращения.

Требования к удобству и комфорту
места приема заявителей

20. Организация приема по информированию о выполнении государственной функции осуществляется сотрудниками АС КБР на рабочем месте.
21. В день назначенной встречи сотрудник АС КБР обязан заказать в установленном порядке пропуск Заявителю. По прибытии Заявителя в здание, где размещается АС КБР, сотрудник обязан его лично встретить и проводить к своему рабочему месту.

III. Административные процедуры

22. Реализация государственной функции по ведению Государственного реестра заключается в пополнении Государственного реестра вновь выявленными уникальными документами, поддержании его в актуальном и достоверном состоянии и включает в себя следующие административные процедуры:
- включение уникальных документов в Государственный реестр;
- регистрация уникальных документов в Государственном реестре;
- внесение изменений в Государственный реестр.

Включение уникальных документов
в Государственный реестр

23. Прием пакета документов, поступивших от Заявителя, осуществляет сотрудник АС КБР, ответственный за прием и регистрацию почтовой корреспонденции, который проверяет правильность доставки, целостность упаковки документов.
24. Поступившие документы регистрируются в Службе делопроизводства АС КБР, обеспечивающем прием и регистрацию почтовой корреспонденции, с записью в регистрационно-контрольной форме, после чего документы направляются на рассмотрение Руководителю АС КБР - Председателю ЭПК.
25. Руководитель АС КБР определяет сотрудника (далее - Ответственный исполнитель), отвечающего за подготовку материалов к рассмотрению на заседании ЭПК, и передает документы секретарю ЭПК.
26. Секретарь ЭПК совместно с Ответственным исполнителем проверяет комплектность и правильность оформления документов, поступивших на рассмотрение ЭПК.
При выявлении нарушений в составе или оформлении документов, указанных в пункте 7, Ответственный исполнитель по телефону информирует об этом Заявителя.
Если по истечении 10 рабочих дней с момента регистрации Заявитель не представит в адрес АС КБР необходимые и правильно оформленные документы, секретарь ЭПК готовит уведомление с обоснованием отказа в выполнении государственной функции за подписью Руководителя АС КБР или его заместителя и не позднее 3 рабочих дней направляет его Заявителю по почте по адресу, указанному в бланке сопроводительного письма к пакету документов.
27. Секретарь ЭПК регистрирует документы, не имеющие нарушений в составе и оформлении, в журнале регистрации документов, поступивших на рассмотрение ЭПК, и включает рассмотрение вопроса о включении уникальных документов в Государственный реестр в план работы ЭПК, после чего передает документы Ответственному исполнителю.
28. Ответственный исполнитель организует экспертизу членами ЭПК, а также другими экспертами листов учета и описания уникальных документов, предлагаемых заявителями для включения в Государственный реестр.
29. Срок рассмотрения материалов экспертами определяется председателем ЭПК, но не может превышать более трех недель.
30. Заключения экспертов поступают в АС КБР и через Службу делопроизводства передаются секретарю ЭПК.
31. Секретарь ЭПК регистрирует их в журнале регистрации документов, поступивших на рассмотрение ЭПК, и передает Ответственному исполнителю.
32. Ответственный исполнитель с учетом полученных экспертных заключений готовит перечень уникальных документов, рекомендуемых для включения в Государственный реестр, сводную справку (заключение) и проект решения ЭПК и представляет их руководителю АС КБР для визирования.
33. Руководитель АС КБР визирует и передает полученные документы секретарю ЭПК для включения в повестку дня очередного заседания ЭПК.
34. Повестка дня очередного заседания ЭПК и весь комплекс рассматриваемых документов передаются председателю ЭПК, членам ЭПК, экспертам не позднее чем за 7 дней до заседания.
35. Рассмотрение предложений Заявителей о включении документов в Государственный реестр осуществляется в соответствии с порядком работы ЭПК.
36. Протокол и решение ЭПК о включении документов в Государственный реестр подписывается председателем ЭПК и секретарем ЭПК, утверждается Руководителем АС КБР.
Решение заверяется гербовой печатью.

Регистрация документов в Государственном реестре

37. Ответственный исполнитель:
- на основании решения ЭПК присваивает уникальному документу в валовом порядке регистрационный номер Государственного реестра, проставляя его в соответствующей графе обоих экземпляров Листа учета и описания уникального документа на бумажном носителе и в электронном виде;
- направляет Заявителю выписку из протокола заседания ЭПК и один экземпляр Листа учета и описания уникального документа на бумажном носителе с проставленным регистрационным номером по Государственному реестру (в случае включения документа в Государственный реестр) или оба экземпляра Листа учета и описания уникального документа на бумажном носителе и в электронном виде (если предложение Заявителя отклонено);
- формирует листы учета и описания уникальных документов на бумажных носителях в дела, которые хранятся в канцелярии АС КБР. Указанные дела ежегодно включаются в номенклатуру дел АС КБР со сроком хранения «Постоянно».
38. Сотрудник, ответственный за ведение Государственного реестра вносит информацию в электронную базу данных «Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Кабардино-Балкарской Республики».

Внесение изменений в Государственный реестр

39. Сведения, полученные в результате научного изучения уникального документа, а также информация о проведении его реставрации регистрируются в Государственном реестре.
40. Изменения в Государственный реестр вносятся на основании акта о внесении изменений и дополнений в Лист учета и описания уникального документа, учтенного в Государственном реестре за соответствующим номером. Акт составляется в произвольной форме.
41. Акты с соответствующим сопроводительным письмом представляют в АС КБР республиканские и муниципальные архивы, музеи, библиотеки, республиканские организации Российской академии наук в отношении находящихся у них на хранении уникальных документов, включенных в Государственный реестр.
42. Поступившие документы регистрируются в установленном порядке, после чего направляются на рассмотрение Руководителю АС КБР и с соответствующей резолюцией передаются Ответственному исполнителю.
43. Ответственный исполнитель вносит изменения в соответствующую графу Листа учета и описания уникального документа со ссылкой на акт и заверяет запись своей подписью с указанием даты внесения изменений.
44. Сотрудник, ответственный за ведение Государственного реестра, вносит информацию в электронную базу данных «Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Кабардино-Балкарской Республики.
45. Ответственный исполнитель формирует акты в дело, которое ежегодно включается в номенклатуру дел АС КБР как переходящее со сроком хранения «Постоянно».

Организация использования Государственного реестра

46. Сведения об уникальных документах, включенных в Государственный реестр, являются открытыми. Доступ к указанной информации осуществляется по запросам физических и юридических лиц.
47. Запросы поступают в АС КБР и регистрируются в установленном порядке, после чего направляются на рассмотрение Руководителю АС КБР или его заместителю. После вынесения резолюции передаются ответственному за ведение Государственного реестра, который осуществляет исполнение запросов в срок, не превышающий 10 дней со дня их получения.

Порядок и формы контроля
за совершением действий и принятием решений

48. Порядок и формы контроля за совершением действий и принятием решений определены Регламентом АС КБР.
49. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по выполнению государственной функции и принятием решений, осуществляет руководитель АС КБР.
50. Текущий контроль осуществляется путем проведения проверок соблюдения и исполнения работниками положений настоящего Регламента.

Порядок обжалования действия (бездействия)
и решений, осуществляемых (принятых) в ходе исполнения
государственной функции на основании настоящего
Административного регламента

51. Заявители, направившие запросы об уникальных документах, включенных в Государственный реестр, могут обратиться с жалобой на действия (бездействия) и решения, осуществляемые (принятые) в ходе исполнения государственной функции, на основании настоящего Регламента (далее - жалоба), устно или письменно в АС КБР или непосредственно к Руководителю АС КБР или его заместителю. В письменной жалобе указываются:
- полное наименование органа или организации (фамилия, имя, отчество уполномоченного представителя органа или организации);
- почтовый адрес;
- предмет жалобы;
- подпись и дата.
52. Письменная жалоба должна быть рассмотрена в течение 30 дней со дня регистрации.
53. Если в результате рассмотрения жалоба признана обоснованной, то принимаются меры по устранению допущенных нарушений, повлекших за собой жалобу, и привлечению к ответственности должностных лиц, допустивших в ходе исполнения государственной функции на основании настоящего Регламента нарушения, которые повлекли за собой жалобу.
Заявителю направляется сообщение о принятом решении и действиях, осуществленных в соответствии с принятым решением.
54. Жалоба считается разрешенной, если рассмотрены все поставленные в ней вопросы, приняты необходимые меры и дан письменный ответ (в пределах компетенции) по существу поставленных вопросов.
55. Если Заявитель не удовлетворен решением, принятым в ходе рассмотрения жалобы, или решение не было принято, жалоба может быть подана в Управление Федеральной службы по надзору в сфере массовых коммуникаций по Кабардино-Балкарской Республике по адресу: 360000, г. Нальчик, пр. Шогенцукова,31.

Приложение № 1
к Административному регламенту
по исполнению АС КБР государственной
функции по ведению Государственного
реестра уникальных документов
Архивного фонда КБР

ЛИСТ УЧЕТА И ОПИСАНИЯ

УНИКАЛЬНОГО ДОКУМЕНТА ** В зависимости от объема аннотации, исторической справки и др. Лист учета и описания уникального документа может заполняться на двух и более листах.

Регистрационный номер __________________________________________________________________________
Дата включения документа в Государственный реестр _________________________________________________

1. Описание документа
Название (заголовок) документа ____________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________
Самоназвание документа ___________________________________________________________________________
Вид документа ____________________________________________________________________________________
Автор документа __________________________________________________________________________________
Дата (время создания) документа ____________________________________________________________________
Век _____________________________________________________________________________________________
Ориентировочная дата _____________________________________________________________________________
Язык документа __________________________________________________________________________________
Аннотация ______________________________________________________________________________________
Историческая справка _____________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________
Наличие драгоценных металлов и камней _____________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________
Палеографические особенности _____________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________
Печати __________________________________________________________________________________________
Художественные особенности оформления документа __________________________________________________
Собственность ____________________________________________________________________________________

2. Физическое состояние документа
Материальный носитель ____________________________________________________________________________
Размеры __________________________________________________________________________________________
Объем ____________________________________________________________________________________________
Физическое состояние ______________________________________________________________________________
Сведения о реставрации _____________________________________________________________________________

3. Место хранения документа
Место хранения документа

Адрес места хранения документа

Архивный шифр: фонд №

, оп. №

, ед. хр. №

, ед. уч. №

, л.

4. Служебная информация:
Кем представлен документ:

Протокол ЭПК от		года №
Протокол ЭПК АС КБР от		года №

Приложение № 2
к Административному регламенту
по исполнению АС КБР государственной
функции по ведению Государственного
реестра уникальных документов
Архивного фонда КБР

ПОРЯДОК СОСТАВЛЕНИЯ
ЛИСТА УЧЕТА И ОПИСАНИЯ УНИКАЛЬНОГО ДОКУМЕНТА

На уникальные документы, выявление которых в плановом порядке осуществляют наиболее квалифицированные специалисты Архивной службы КБР, музеев, библиотек, организаций Российской академии наук (далее – архив), на основании отраслевых научно-методических разработок и методических пособий, подготовленных в архиве, составляются листы учета и описания уникальных документов (Приложение № 1 к Административному регламенту).
Реквизиты формы Листа учета и описания уникального документа соответствуют реквизитам БД «Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации».
Лист учета и описания уникального документа Архивного фонда Российской Федерации состоит из 4 разделов:
1. Описание документа.
2. Физическое состояние документа.
3. Место хранения документа.
4. Служебная информация.
Реквизиты «Регистрационный номер» и «Дата включения документа в Государственный реестр» - заполняются в порядке, определенном в п. 38 Административного регламента.
Дата указывается арабскими цифрами (00.00.0000.).

Составление первого раздела «Описание документа»

Реквизит «Название (заголовок) документа» - указывается название документа, под которым он учтен в описи дел, документов, других основных учетных документах архива.
Реквизит «Самоназвание документа» - указывается закрепившееся в научных исследованиях индивидуальное название документа – по имени писца, заказчика, владельца, исследователя, по месту создания, обнаружения, нахождения и др.
Реквизит «Вид документа» - указывается вид документа, например, конституция, указ, грамота, договор, письмо и т.д.
Реквизит «Автор документа» - указывается автор (создатель) текста и документа – фамилия, тмя, отчество, псевдоним, прозвище, в возможно более полном виде, позволяющем максимально идентифицировать личность и исключить совпадения.
Данный реквизит заполняется и в том случае, если авторство документа уже включено в название документа или является общепринятым. Например: «Жалованная грамота Ивана III».
Реквизит «Дата (время создания документа)» - заполняется, если документ датирован его создателем.
Дата указывается арабскими цифрами (00.00.0000.).
Реквизит «Век» - заполняется для всех документов, указывается арабскими цифрами.
Реквизит «Ориентировочная дата» - указывается дата, установленная по косвенным данным, например: «Не ранее 12.12.1923. - не позднее 12.12.1923.» или «80-ые годы 19 века», «1-ая половина 15 века», «11 век».
Реквизит «Язык документа» - указывается в соответствии с общепринятыми наименованиями языков, например:
- старославянский
- церковно-славянский
- русский
- латинский
- греческий
- арабский
- старофранцузский

Реквизит «Аннотация» - излагается краткая характеристика документа, указывается место создания, от кого исходит документ, кому адресован, другие данные, приводятся сведения о подлинности документа (подлинник, список, копия с указанием времени их составления), имена лиц, названия учреждений, географические названия и пр., упоминающиеся в документе и имеющие существенное значение.
В аннотации может отмечаться степень подробности сведений («краткие сведения», «подробные сведения»).
По возможности, включаются сведения, в каких еще хранилищах имеются подобные документы.
Если речь идет о старопечатных книгах, то следует отразить вопрос об их экземплярности.
Реквизит «Историческая справка» - включаются данные о происхождении или источнике приобретения документа, истории его бытования.
Реквизит «Наличие драгоценных металлов и камней» - указываются сведения на основании соответствующих граф инвентарной книги учета дел, имеющих в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни.
Реквизит «Палеографические особенности» - указывается способ написания документа (устав, полуустав и т.д.).
Реквизит «Печати» - указывается наличие печатей, их вид, материал, сохранность и принадлежность, описываются изображения и надписи.
Реквизит «Художественные особенности оформления» - отмечается наличие заставок, концовок, миниатюр, подписей, надписей и других элементов, имеющих существенное значение для идентификации документа с точки зрения его уникальности, оговаривается их авторство, указываются художественные особенности переплета и др.
Реквизит «Собственность» - указывается через меню со значениями:
- федеральная
- государственная КБР
- муниципальная КБР
Реквизит «Владелец» - указывается через меню со значениями:
- государственный архив КБР
- государственный музей КБР
- государственная библиотека КБР
- организация Российской академии наук.

Составление второго раздела “Физическое состояние документа”

Реквизит «Материальный носитель» - указывается через меню со значениями:
- бумага
- калька
- пергамент
- ткань
- пленка

Реквизит «Размеры» - указывается формат (в см) документа (при необходимости - каждого (нескольких) листов документа).
Реквизит «Объем» - указывается количество листов, кадров, фотографий, метраж (для кинодокументов) и др.
Реквизит «Физическое состояние» - описывается состояние сохранности документа (для документов на бумажной основе – с использованием буквенно-цифровой индексации повреждений носителя и текста по отраслевой методике).
Реквизит «Сведения о реставрации» - отмечается, подвергался ли документ реставрации с указанием даты ее проведения, организации, Ф.И.О. реставраторов.

Составление третьего раздела “Место хранения документа”

Реквизит «Место хранения» - указывается официально принятое полное и в скобках сокращенное название архива.
Реквизит «Адрес места хранения» - указывается полный почтовый адрес архива.
Реквизит «Архивный шифр» - указываются номера архивного фонда, описи дел, документов, единицы хранения, единицы учета, листов.
В состав архивного шифра единицы хранения аудиовизуальных документов включаются также обозначения (буквенные и цифровые) элемента комплекта, размера негатива, вида носителя звуковой информации.

Составление четвертого раздела “Служебная информация”

Реквизит «Кем представлен документ» - указывается название государственного или муниципального архива, музея, библиотеки, организации Российской академии наук, представившего предложения о включении документов в Государственный реестр.
Реквизит «Протокол ЭК» - указывается название совещательного органа (экспертной комиссии государственного или муниципального архива, музея, библиотеки, организации Российской академии наук), утвердившего предложения о включении уникального документа в Государственный реестр.
Реквизит «Протокол ЭПК» - указывается номер и дата протокола экспертно-проверочной комиссии АС КБР, принявшей решение о включении уникального документа в Государственный реестр.