Зарегистрирован в  Управлении Министерства юстиции России по Кабардино-Балкарской Республике 19 декабря 2008 года.  N RU07000200800284

      Утвержден

приказом Архивной службы КБР

                                                                                       от 12.12.2008 № 57

СТАНДАРТ

качества предоставления бюджетных услуг

по хранению, комплектованию, учету и использованию

Архивного фонда Кабардино-Балкарской Республики

Глава I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1. Полное наименование услуги

Настоящий стандарт устанавливает основные требования к объему и качеству предоставления государственных услуг по хранению, комплектованию, учету и использованию Архивного фонда Кабардино-Балкарской  Республики, оплачиваемых (финансируемых) из средств республиканского бюджета Кабардино-Балкарской  Республики.

Поставщиками государственных услуг по хранению, комплектованию, учету и использованию Архивного фонда Кабардино-Балкарской Республики на территории Кабардино-Балкарской Республике являются структурные подразделения Архивной службы Кабардино-Балкарской Республики, выполняющие функции государственных архивов (далее - Архивы):

Управление документации органов государственной власти, предприятий и учреждений:

Управление общественно-политической документации;

Отдел социально-правовой документации.

2. Термины и определения

Структурные подразделения Архивной службы Кабардино-Балкарской Республики – управления и отделы, которые осуществляют хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Кабардино-Балкарской Республики, а также других архивных документов;

Архивный фонд Кабардино-Балкарской Республики - исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, проживающих на территории Кабардино-Балкарской Республики , относящихся к информационным ресурсам, подлежащих постоянному хранению и являющихся составной частью Архивного фонда Российской Федерации;

Архивный документ - материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства;

Пользователь архивными документами – государственный орган, орган местного самоуправления, физическое или юридическое лицо, обращающиеся на законных основаниях к архивным документам для получения и использования необходимой информации.

3. Нормативно-правовые акты, регламентирующие качество услуг

Качество предоставления государственных услуг по хранению, комплектованию, учету и использованию Архивного фонда Кабардино-Балкарской Республики регламентируется следующими нормативными актами:

Конституция Российской Федерации;

Федеральный закон Российской Федерации от 22 октября 2004года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

Федеральный закон Российской Федерации от 29декабря 1994г. №77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов»;

Федеральный закон Российской Федерации от 27 июля 2006 г. №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;

Федеральный закон Российской Федерации от 02 мая 2006 г. №59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»;

Закон Российской Федерации от 21 июля 1993 г. N 5485-1 «О государственной тайне»;

Закон Российской Федерации от 15 апреля 1993 г. № 4804-I «О ввозе и вывозе культурных ценностей»;

Регламент государственного учета документов Архивного Фонда Российской Федерации, зарегистрированный Минюстом России № 1344 от 08.07.1997;

Конституция Кабардино-Балкарской Республики;

Закон Кабардино-Балкарской Республики от 13 ноября 1998 г. № 24-РЗ «Об обязательном экземпляре документов»;

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях, библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденные приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций от 18.01.2007 № 19, зарегистрированные в Минюсте РФ 06.03.2007, регистрационный №9059;

Правила работы пользователей в читальных залах государственных архивов Российской Федерации, утвержденные приказом Федеральной архивной службы России от 6 июля 1998 г. № 51;

Методические рекомендации по работе с особо ценными документами в государственных архивах (М., 2006);

Нормы времени  на работы и услуги, выполняемые  государственными архивами (М.,2007).

4. Основные  факторы качества, используемые в стандарте

Основными факторами, влияющими на качество услуг по хранению, комплектованию, учету и использованию Архивного фонда Кабардино-Балкарской Республики, предоставляемых населению, являются:

- наличие и состояние документов, в соответствии с которыми функционируют Архивы;

- условия размещения Архивов;

- специальное техническое оснащение Архивов (оборудование и приборы, обеспечивающие сохранность документов, офисная техника и т.д.);

- укомплектованность специалистами и их квалификация;

- наличие информации об Архивах, порядке и правилах предоставления услуг населению;

- наличие внутренней (собственной) и внешней системы контроля над деятельностью учреждения.

Глава II. ТРЕБОВАНИЯ К КАЧЕСТВУ БЮДЖЕТНЫХ УСЛУГ

1. Описание услуги

Архивы в области хранения, комплектования, учета и использования Архивного фонда  Кабардино-Балкарской Республики предоставляют следующие услуги:

1.1. Услуга по хранению и учету архивных документов.

Документы Архивного фонда Кабардино-Балкарской Республики, обеспечивающие удовлетворение общественных потребностей в ретроспективной информации, подлежат хранению и учету в соответствии с действующими нормативными правовыми актами.

Организация хранения архивных документов обеспечивается системой мероприятий, включающей:

-соблюдение температурно-влажностного режима и санитарно-гигиенических норм;

-создание систем пожарной и охранной сигнализации;

-рациональное размещение архивных документов;

-контроль за движением и физическим состоянием архивных документов;

-копирование архивных документов с целью создания страхового фонда и фонда пользования;

-восстановление (реставрацию) архивных документов, подвергшихся повреждению либо разрушению.

Архивные документы в архивохранилище располагаются в порядке, обеспечивающем их комплексные учет и хранение, а также оперативный поиск. Порядок расположения архивных фондов в архиве определяется планом (схемой) их размещения, утверждаемым руководителем архива. План (схема) предусматривает распределение архивных фондов по архивохранилищу, с указанием при необходимости их номеров по каждому стеллажу архивохранилища.

Обособленному хранению подлежат следующие архивные документы:

- секретные;

- уникальные;

- имеющие в оформлении или приложении к ним драгоценные металлы и камни;

- на нитрооснове;

- пораженные биологическими вредителями;

- переданные по договору на хранение в Архив и не отнесенные к составу Архивного фонда Российской Федерации.

1.2. Проведение непрерывного мониторинга

Проведение непрерывного мониторинга (проверки наличия) документов и фондов Архивов должно обеспечивать возможность их беспрепятственного и оперативного предоставления пользователям. Мониторинг включает:

установление фактического наличия находящихся на хранении архивных документов и выявления отсутствующих архивных документов для организации их розыска;

выявление и устранение недостатков в учете архивных документов;

выявление и учет архивных документов, требующих реставрационной, консервационно-профилактической и технической обработки.

Основные и вспомогательные учетные документы архива размещаются в изолированном помещении или рабочем помещении работника, ответственного за учет документов Архива.

Своевременное страхование, копирование и реставрация архивных документов должны способствовать их дальнейшему сохранению и возможности общественного использования.

1.3.Услуга по комплектованию Архивов архивными документами.

С целью наиболее полного удовлетворения общественных потребностей в ретроспективной информации Архивы проводят работу по комплектованию своих фондов документами, подлежащими приему на государственное хранение.

Услуга по данному направлению деятельности обеспечивается:

- ведением списков организаций - источников комплектования, передающих документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы в Архивы;

- оказанием организационно-методической помощи в ведении делопроизводства и архивного хранения документов в организациях-источниках комплектования;

- проведением республиканских семинаров, практикумов, стажировок, консультаций с целью повышения профессиональной квалификации работников, занятых в организациях ведением делопроизводства и хранением архивных документов;

- взаимодействием с негосударственными организациями, а также гражданами по вопросам передачи их документов на государственное хранение на основании договоров;

- приемом на постоянное хранение в Архивы документов Архивного фонда  Кабардино-Балкарской Республики и иных архивных документов.

1.4. Услуга по организации доступа к архивным документам и их использованию.

Архивы предоставляют услуги по использованию архивных документов юридическими и физическими лицами, осуществляют информационное обслуживание органов государственной власти и самостоятельное использование архивных документов в интересах граждан, общества и государства. Основные услуги предоставляются бесплатно на основании действующего законодательства Российской Федерации и Кабардино-Балкарской Республики, иных нормативных правовых актов Российской Федерации и Кабардино-Балкарской Республики. Дополнительные услуги оказываются за плату в соответствии с «Прейскурантом цен на платные услуги и договорные работы, выполняемые государственным архивом», утверждаемые руководством Кабардино-Балкарской Республики.

1.5. Услуга по наведению справок социально-правового, тематического или генеалогического характера.

Организация приёма юридических и физических лиц (далее - Заявителя):

Приём осуществляется ежедневно в течение всего рабочего времени в соответствии с графиком, утвержденным руководством Кабардино-Балкарской Республики. Предварительная запись на приём осуществляется по телефону либо при личном обращении в Архив.

Для ожидания приема Заявителям отводятся места, оборудованные стульями, столами (стойками) для обеспечения возможности оформления документов, противопожарной системой и средствами пожаротушения, системой оповещения о возникновении чрезвычайной ситуации; системой охраны. Вход и выход из помещений оборудуются соответствующими указателями. Места ожидания должны соответствовать комфортным условиям для заявителей и оптимальным условиям работы специалистов, в соответствии с санитарными правилами и нормами.

Кабинеты  приема Заявителей должны быть оборудованы информационными табличками (вывесками) с указанием:

- номера кабинета;

- фамилии, имени, отчества и должности специалиста, осуществляющего предоставление государственной услуги;

- времени перерыва на обед, технического перерыва.

В помещении для ожидания и приёма заявителей отводятся места для информационных стендов, на которых размещается следующая обязательная информация:

- график работы Архива;

- фамилия, имя, отчество руководителя Архива;

- номер кабинета, где осуществляется приём и информирование граждан, фамилии, имена, отчества и должности сотрудников, осуществляющих прием и информирование заявителей;

- адреса официальных сайтов;

- номера телефонов, адреса электронной почты Архива;

- перечень документов, которые могут быть предъявлены заявителями в качестве удостоверяющих личность;

- перечень представляемых заявителями документов, необходимых для получения государственной услуги;

- перечень платных услуг

- образец заполнения заявления.

Тексты материалов, размещаемых на информационных стендах и в брошюрах, печатаются удобным для чтения шрифтом, без исправлений, наиболее важные места рекомендуется выделять другим шрифтом.

Каждое рабочее место специалистов должно быть оборудовано персональным компьютером с возможностью доступа к необходимым информационным базам данных, печатающим устройствам.

1.6. Услуги по организации работы исследователей в читальных залах Архивов.

Архивы предоставляют пользователям все открытые для доступа архивные документы, а также справочно-поисковые средства к ним и издания библиотечного (справочно-информационного) фонда.

Доступ к делам, содержащим согласно действующему законодательству государственную тайну, персональные данные, иные виды тайны или ограничения, установленные законодательными и нормативными правовыми актами Российской Федерации, осуществляется в порядке, предусмотренном действующими нормативными правовыми актами Российской Федерации, или условиями, установленными собственниками или владельцами архивных документов при их передаче в архив.

Доступ пользователя к подлинникам особо ценных и уникальных документов, а также к документам, находящимся в неудовлетворительном физическом состоянии, осуществляется в исключительных случаях и только с письменного разрешения руководителя Архивной службы Кабардино-Балкарской Республики. Пользователю предоставляются копии указанных документов (фонд пользования) или документальные публикации, содержащие данные документы.

Имеющаяся в Архивах система справочно-поискового аппарата должна обеспечить быстроту получения интересующей пользователя информации и ее разнообразие, возможность получения информации по интересующей теме из различных источников.

Архив не вправе ограничивать или определять пользователю условия использования информации, полученной им в результате самостоятельного поиска или предоставленной ему в порядке оказания архивом платных услуг, за исключением случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации или оговоренных в договоре архива с пользователем по информационному обслуживанию.

В целях создания условий для работы пользователей непосредственно в Архивах создается читальный зал, оборудованный мебелью и техническими средствами, обеспечивающими пользование архивными документами.

Архивы предоставляют пользователям документы:

-на традиционных бумажных носителях;

-в виде микрофиш и микрофильмов фонда пользования (при условии их наличия);

-в виде электронных копий документов.

Предоставление архивных документов производится:

-организациям во временное пользование на срок до 30 дней;

-исследователям для занятия в читальном зале - в течение рабочего дня.

1.7. Культурно-просветительские услуги.

Разнообразие форм работы Архивов в области предоставления культурно-просветительских услуг должно быть направлено на создание условий для доступа населения к историко-культурным ценностям, хранящимся в Архивах.

Использование архивных документов при подготовке информационных мероприятий, выставок, публикаций, организация встреч с общественностью, экскурсий в архив, презентаций, «Дней открытых дверей», научно-практических семинаров и конференций, уроков для студентов и школьников и др. мероприятий проводится Архивами как самостоятельно, так и совместно с другими организациями.

Научно-исследовательская и издательская деятельность Архивов должна удовлетворять информационные запросы населения.

Участие Архивов в социально-культурных и образовательных проектах должно способствовать приобщению различных групп населения к историческому наследию народов Кабардино-Балкарской Республики.

Создание экспозиций выставок документов должно давать гражданам максимальное представление об историко-культурных ценностях, сосредоточенных в фондах Архивов. Организация разноплановых выставок должна обеспечивать привлечение посетителей разного возрастного уровня и интересов. Тематика проводимых выставок должна обеспечивать наиболее полную публичную демонстрацию имеющихся в фондах Архивов документов.

Навыки и знания специалистов Архивов, обеспечивающих предоставление культурно-просветительских услуг должны соответствовать современным требованиям и обеспечивать предоставление наиболее полной, достоверной и наглядной информации для граждан.

Встречи с общественностью, экскурсии по Архивам, презентации, «Дни открытых дверей», научно-практические семинары и конференции, уроки должны проводиться квалифицированным специалистов, удовлетворять запросам посетителей на получение информации.

2. Информирование населения

Архивы обеспечивают потребителей всей необходимой информацией о характере и условиях предоставления услуг:

- информируют население о режиме своей работы, видах услуг, существенных изменениях в деятельности, оказывающих влияние на предоставление услуг;

- составляют ежегодный отчет о своей деятельности, размещают их на своих сайтах и портале «Архивы Кабардино-Балкарской Республики »;

- формируют справочный -поисковый аппарат и обучают пользователей навыкам работы с ним.

В состав информации об услугах в обязательном порядке должны быть включены:

- перечень основных услуг, предоставляемых учреждением;

- характеристика услуги, область ее предоставления и затраты времени на ее предоставление;

- наименования государственных и настоящего стандартов, требованиям которых должны соответствовать услуги;

- взаимосвязь между качеством услуги, условиями ее предоставления и стоимостью (для полностью или частично оплачиваемой услуги);

- возможность влияния потребителя на качество услуги;

- адекватные и легкодоступные средства для эффективного общения специалистов Архива с потребителями;

- возможность получения оценки качества услуги со стороны потребителя;

- установление взаимосвязи между предложенной услугой и реальными потребностями потребителей;

- правила и условия эффективного и безопасного предоставления услуги.

3. Порядок выбора потребителем организации, предоставляющей услуги

Выбор потребителем архива, оказывающего бюджетную услугу, осуществляется в соответствии с его профилем.

Пользователи документов Архивного фонда Кабардино-Балкарской Республики  имеют право свободного посещения Архивов. Доступ к хранящимся в Архивах документам может быть ограничен не иначе, как на основании международных договоров Российской Федерации, законодательства Российской Федерации, а также распоряжения собственника или владельца архивных документов, находящихся в частной собственности.

4. Получатели услуг

Получателями услуг Архивов могут быть:

органы государственной власти;

органы местного самоуправления;

юридические лица;

общественные объединения;

физические лица.

5. Основания предоставления государственной услуги.

Информация по запросу в письменном виде предоставляется заявителям в сроки, установленные действующим законодательством Российской Федерации и Кабардино-Балкарской Республики .

В случае продления срока исполнения запроса Архив обязан уведомить об этом заявителя.

Время ожидания приема заявителями при подаче документов и получении сведений не должно превышать 40 минут.

Продолжительность приема у должностного лица не должна превышать 10 минут по каждому Заявлению.

При поступлении запроса, который не может быть исполнен без предоставления дополнительных сведений или уточнений, у заявителя в 5-дневный срок запрашиваются необходимая для исполнения запроса информация.

Основанием для отказа в предоставлении государственной услуги может служить:

- отсутствие в запросе необходимых сведений для проведения поисковой работы;

- отсутствие у заявителя документально подтверждённых прав на получение сведений, содержащих государственную тайну и конфиденциальную информацию.

- запросы, не позволяющие идентифицировать автора: не содержащие наименование юридического лица; фамилии имени, отчества физического лица; почтового и/или электронного адреса Заявителя.

- запросы, не поддающиеся прочтению;

- запросы, содержащие ненормативную лексику и оскорбительные высказывания.

Пользователям Архивов гарантируется обслуживание и получение ответов по запрашиваемым сведениям на государственных языках Кабардино-Балкарской Республики.

6. Порядок рассмотрения претензий потребителя

Настоящий стандарт должен быть предоставлен Архивами, оказывающими соответствующие услуги, для ознакомления любому лицу незамедлительно в случае поступления такой просьбы.

Информация о наличии стандарта, возможности и способе его получения должна быть размещена по месту предоставления услуги и доступна для получателя услуг. Также указываются сведения о наличии книги жалоб, телефоны и адреса учреждений, осуществляющих контроль за соблюдением настоящего стандарта.

Жалобы на предоставление услуг с нарушением настоящего стандарта должны быть рассмотрены в установленные сроки. В письменном ответе на жалобу указываются принятые меры по привлечению виновных к ответственности (если будет установлена вина учреждения в некачественном предоставлении услуг), а также предложения о возможных действиях по устранению последствий некачественно предоставленной услуги или предоставлению ее с ненадлежащим качеством.

Сроки рассмотрения жалоб в случае, если они не установлены нормативными правовыми актами, должны быть определены руководителем организации, обеспечивающей контроль за качеством предоставления соответствующих услуг.

Жалобы на некачественное предоставление услуг подлежат обязательной регистрации.

7. Требования к организациям – Архивам, предоставляющим услуги

7.1. Документы, регламентирующие деятельность Архивов

Положение об  Архивной службе Кабардино-Балкарской Республики.

Инструкции, штатное расписание, правила служебного распорядка, административные регламенты по предоставлению государственных услуг, технический  паспорт учреждения.

Настоящий Стандарт, а также иные государственные стандарты, имеющие отношение к архивной деятельности, должны составлять нормативную основу практической работы Архивов в области архивного дела.

7.2. Условия размещения и режим работы Архивов

Архив и его структурные подразделения должны быть размещены в специально предназначенных или приспособленных зданиях и помещениях, доступных для населения. Помещения должны быть обеспечены всеми средствами коммунально-бытового обслуживания и оснащены телефонной связью.

По размерам и состоянию помещения должны отвечать требованиям санитарно-гигиенических норм и правил, противопожарной безопасности, безопасности труда и быть защищены от воздействия факторов, отрицательно влияющих на качество предоставляемых услуг (повышенной температуры воздуха, влажности воздуха, запыленности, загрязненности, шума, вибрации и т.д.).

Архив должен быть открыт для населения 5 дней в неделю. Предоставление услуг физическим и юридическим лицам осуществляется в течение 40 часов в неделю.

Ежемесячно в Архиве проводится санитарный день, во время которого пользователи не обслуживаются. О проведении санитарного дня исследователи информируются заранее.

7.3. Техническое оснащение Архивов

Каждый архив должен быть оснащен специальным оборудованием, аппаратурой и приборами, отвечающими требованиям стандартов, технических условий, других нормативных документов и обеспечивающими надлежащее качество предоставляемых услуг соответствующих видов.

Специальное оборудование, приборы и аппаратура должны использовать строго по назначению, содержаться в технически исправном состоянии.

Неисправное специальное оборудование, приборы и аппаратура, дающие при работе сомнительные результаты, заменяются или ремонтируются (если они подлежат ремонту), а пригодность отремонтированных должна быть подтверждена проверкой.

7.4.Укомплектованность Архивов кадрами и их квалификация

Архивы должны располагать необходимым числом специалистов в соответствии со штатным расписанием.

Каждый специалист должен иметь соответствующее образование, квалификацию, профессиональную подготовку, обладать знаниями и опытом, необходимыми для выполнения возложенных на него обязанностей. Поддержание квалификации специалистов на высоком уровне обеспечивается периодической учебой на курсах повышения квалификации или иными действенными способами.

У специалистов каждой категории должны быть должностные инструкции, устанавливающие их обязанности и права.

Все специалисты должны быть аттестованы в установленном порядке.

Наряду с соответствующей квалификацией и профессионализмом все сотрудники должны обладать морально-этическими качествами, чувством ответственности.

При оказании услуг работники Архивов должны проявлять к населению максимальную вежливость, внимание, терпение.

7.5. Информационное сопровождение деятельности Архивов

Состояние информации об Архивах, порядок и правила предоставления услуг населению определяется в соответствии с требованиями Закона Российской Федерации от 7 февраля 1992 г. № 2300-1 "О защите прав потребителей":

- каждый Архив обязан довести до сведения граждан свое наименование и местонахождение. Данная информация должна быть представлена любым способом, предусмотренным законодательством Российской Федерации и обеспечивающим ее доступность для населения;

- потребитель вправе потребовать предоставления необходимой и достоверной информации о предоставляемых услугах, обеспечивающей их компетентный выбор.

7.6. Контроль за деятельностью организаций, предоставляющих услугу

Архивы должны иметь документально оформленную внутреннюю систему контроля над деятельностью подразделений и сотрудников с целью определения соответствия оказываемых услуг в области архивного дела государственным и настоящему стандартам, другим нормативным документам в области архивного дела. Данная система контроля должна охватывать этапы планирования, работы с потребителями, оформления результатов контроля, выработки и реализации мероприятий по устранению выявленных недостатков.

Внешняя система контроля должна включать в себя контроль, осуществляемые органом исполнительный власти Кабардино-Балкарской Республики, уполномоченным в области архивного дела и его структурными подразделениями на предмет соответствия качества фактически предоставляемых бюджетных услуг стандартам качества.

8. Требования к результатам работы Архивов

Работа Архивов в области обеспечения качества услуг должна быть направлена на их непрерывное повышение и наиболее полное удовлетворение общественных потребностей в ретроспективной информации.

Руководители Архивов:

- несут полную ответственность за проводимую политику в области качества услуг;

- обеспечивают разъяснение и доведение этой политики до всех структурных подразделений и сотрудников Архива;

- устанавливают полномочия, ответственность и взаимодействие всего персонала Архива, осуществляющего руководство, исполнение услуг и контроль деятельности, влияющей на качество услуг.

9. Перечень критериев, определяющих качество услуги

При оценке качества услуг используются следующие критерии:

- полнота предоставления услуги в соответствии с требованиями ее предоставления;

- результативность (эффективность) предоставления услуги оценивается на основании индикаторов качества услуг и различными методами (в том числе путем проведения опросов).

Качество услуги оценивается на основании системы индикаторов согласно приложению.

Одобрено Методическим советом

Архивной службы КБР

Протокол № 4 от 10.12.2008

                     Приложение к стандарту качества предоставления бюджетных услуг по хранению,

 комплектованию, учету и использованию

Архивного фонда КБР

Индикаторы качества услуг Архивов

360000, КБР, г. Нальчик, ул. Горького, 13.

факс (8662) 76-04-26

e-mail: archives_KBR@mail.ru

21 апреля 2011 г. 15:04:36